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7 Erfolgsfaktoren zur Einführung von Social Intranet und Digital Workplaces

Methoden und Tools, Social Collaboration

Digital Workplace – ein neuer Begriff für das Intranet macht die Runde und soll das digitale und vernetzte Arbeiten möglich machen und die Mitarbeiter bestmöglich bei ihren Aufgaben unterstützen. Der Trend im Intranet geht ganz klar hin zu digitalen Arbeitsplattformen. Immer mehr Unternehmen wollen eine solchen „Digital Workplace“ einführen. Der Leidensdruck entsteht durch vermehrtes dezentrale Organisationsstrukturen und ortsunabhängigen Arbeiten und verteilten Teams.

Intranet – Social Intranet – Digital Workplace: dies sind alles Begriffe für dieselbe Sache: eine unternehmensinterne Kommunikations- und Kollaborationsplattform. Das Intranet gilt dabei als erste Stufe: redaktionell gesteuerte Inhalte sollen die Unternehmenskommunikation verbessern. Eine Interaktion ist schwer möglich.

Der Digital Workplace versteht sich nun als integrierte und zentrale Informations-, Kollaborations- und Kommunikationsplattform, die die Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit bestmöglich unterstützen soll. Gleichzeitig sollen auf die Ideen und das Wissen der Mitarbeiter zurückgegriffen werden. Denn die Experten vor Ort kennen die Kunden, die Konkurrenz und die Märkte am besten.

Ein Digital Workplace ist eher ein Social Intranet, das die Prozesse, die Informations- und Wissensbereitstellung sowie die Kommunikation ganzheitlich unterstützt.

Auch wenn neue Begriffe die Runde machen, bleiben die Ansprüche dieselben.

Ein Social Intranet oder Digital Workplace sollen…

…einen zentraler Einstieg sein und alle Systeme miteinander vernetzen
…Mitarbeiter befähigen wie selbstverständlich ihr Wissen zu teilen und über abteilungsgrenzen hinweg zusammenarbeiten.
…eine Wissens- und Informationslogistik gewährleisten, die richtige Information in der richtigen Qualität zum richtigen Zeitpunkt an den richtigen Mitarbeiter liefert
…Prozesse und Tätigkeiten optimal unterstützen und vereinfachen
…das zeit- und ortsunabhängige Arbeiten ermöglichen
…Wissen in die Prozesse verankern, Mitarbeiter sollen produktiver werden.
…die Produktivität verbessern
…die Innovationskraft steigern.
…die Mitarbeitermotivation und die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen stärken
…die Kompetenzen der Mitarbeiter entwickeln.

Wenn man sich dann aber die Wirklichkeit anschaut, dann sieht dies ganz anders aus.

In Wirklichkeit werden…

…Dokumente und gespeichertes Wissen nur schlecht gefunden und kaum abgerufen
…viele parallel laufende Systeme implementiert
…private Wissens- und Datensilos geschaffen, Zusammenarbeit und Wissensaustausch finden nicht statt
… Prozessen und Abläufe nicht unterstützt
…Social Collaboration Tools und das Intranet kaum genutzt.
…trotz aller Social Funktionen verkommt das Internet zu einer reinen Ablage

Die meisten Projekte scheitern an der Nutzung.

Da kommt die Frage auf, was hier schiefläuft.

Den ganz großen Fehler, den die meisten Unternehmen machen, ist, dass sie die Einführung von Social Collaboration Tools oder eines Digital Workplaces als reines IT-Projekt sehen. Am häufigsten werden die Tools auf technische und funktionale Anforderungen beschränkt – also was das Tool alles kann. Dann wird ein Proof of Concept (PoC) durchgeführt, und dieser mit Funktionen vollgepackt, von denen man meint, sie würden gebraucht werden. Den Mitarbeitern wird dies dann so vorgesetzt.

Es sollten vielmehr die Anwendungsfälle im Mittelpunkt stehen: wofür und wie wird das Social Intranet oder der Digital Workplace im Unternehmen genutzt? Wie soll die Plattform organisatorisch in die Arbeitsabläufe integriert und was soll unterstützt werden? Was benötigen die Mitarbeiter genau?

Bevor Sie also nun enthusiastisch einen Digitale Workplace oder ein Social Intranet einführen, beachten Sie die folgenden Punkte, bevor Sie an Systemvoraussetzungen und Funktionen denken:

Erfolgsfaktor 1: Projekt als Business Case sehen

Die 1. Hausaufgabe ist es, dass die Unternehmen herausarbeiten, was das Projekt bringt, welches Ziel erreicht werden soll und wie die Zielerreichung bewertet werden kann. Es sollte eine Art Business Case erarbeitet werden, welche Prozesse in der Wertschöpfungskette mit der neuen Technologie konkret unterstützt werden sollen und welcher Nutzen erzielt wird. Letztendlich will das Management sehen, dass sich solche Projekte rechnen. Der Aufwand muss dem Nutzen gegenübergestellt wird. Die Ziele wie Vernetzung, Kollaboration und Produktivitätssteigerung sollten auch signifikant gemessen werden können.

Des Weiteren sollten Unternehmen bei der Planung des Business Case auch die verschiedenen Parallel-Projekte im Zusammenhang betrachten, Wechselwirkungen festzustellen und Erfahrungen zu nutzen. Meistens gibt es bereits im Unternehmen verstreute Initiativen oder existierende Insellösungen. Die Planung sollte vorsehen, die unterschiedlichen Plattformen miteinander zu verknüpfen und einen zentralen Einstieg zu ermöglichen. Sonst bleibt es bei Insellösungen, die eher Silos als Zusammenarbeit über Grenzen hinweg fördern. Wenn dazu auch noch unterschiedliche Logins notwendig sind, die so kompliziert sind, dass die Zugangsdaten vergessen werden, ist die Motivation schnell dahin.

Erfolgsfaktor 2: Mitarbeiter, Interessengruppen einbinden und deren Nutzen herausarbeiten

Ein weiterer häufig verkommener Stolperstein ist es, die Mitarbeiter und die Unternehmenskultur zu ignorieren. Die Mitarbeiter sollten von Anfang an eingebunden und deren Bedürfnisse abgeholt werden. Sie müssen den Nutzen, der, für sie in der täglichen Arbeit herausspringt, von Beginn an verstehen, für Sie ganz deutlich herausgearbeitet und kommuniziert werden. Die einzelnen Interessengruppen können sehr unterschiedliche

Erwartungen an das Social Intranet haben. Die unterschiedlichen Stakeholder müssen abgeholt werden. Nutzenstiftung und Einbindung sind die größten Motivationsfaktoren für die Mitarbeiter.

Für Mitglieder in The Competency Academy, Rubrik „Tools“:

Checkliste zur Einbindung der unterschiedlichen Stakeholder und Überblick über die wichtigsten Funktionen eines Digital Workplaces und Social Intranets.

Erfolgsfaktor 3: Pilotprojekt und Schritt-für-Schritt vorgehen

Die Einführung von Tools und neuen Technologien sollte Schritt-für-Schritt erfolgen. Dafür ist es empfehlenswert, einen Pilotbereich oder Pilotprozess im Unternehmen zu ermitteln, wo die Technologie einen großen Nutzen bringt. Es macht auch Sinn, dort zu beginnen, wo die zukünftigen Nutzer aufgeschlossen gegenüber neuen Technologien sind und den Nutzen in ihrer Arbeit am ehesten sehen. Wenn die Plattform direkt auf Unternehmensebene ausgerollt wird, besteht die Gefahr, sich zu verzetteln und die einzelnen Anspruchsgruppen wenig zu berücksichtigen.

Zuerst sollte im Pilotbereich in einer Bestandsaufnahme und Soll-Ist-Vergleich ermittelt werden, wo im Prozess aktuell die Schwachstellen bezüglich Informationsbereitstellung und Kommunikation sind und wie das Social Intranet oder der Digitale Workplace im Arbeitsablauf unterstützen kann: Welches Wissen und Informationen relevant sind und was die Mitarbeiter wirklich benötigen. Erst dann können die Anforderungen an die Technologie und Funktionalitäten beschrieben werden.

Gerade zu Beginn sollten Sie Ihre Mitarbeiter nicht durch einen zu großen Funktionsumfang überfordern. Am Anfang sollten die Funktionen priorisiert und im ersten Schritt nur die wichtigsten Funktionen zur Verfügung gestellt werden. So können sich die Anwender mit sich mit der neuen Informations- und Kommunikationsplattform vertraut machen und sich an die neue Form und Möglichkeiten der Zusammenarbeit zunächst gewöhnen. Weitere Anforderungen können in Ausbaustufen ergänzt werden

Das Social Intranet oder Digital Workplace wird anschließend mit den gemachten Erfahrungen aus dem Pilotbereich sukzessive in andere Unternehmensbereiche mit einer Art Blaupause ausgerollt.

Erfolgsfaktor 4: Prozesskontext: vom Workflow zum Lernflow und Personal Support der Mitarbeiter

Die Basis aller Überlegungen und Planungen sind immer die Geschäftsprozesse und die Tätigkeiten der Mitarbeiter. Es sollte immer die Arbeitswelt der Mitarbeiter abgebildet werden, diese müssen sich in dem System schnell wiederfinden können. Die relevanten Inhalte sollten prozessorientiert oder projektorientiert, also kontextsensitiv bereitgestellt werden. Das Abbilden des Kontextes ist entscheidend. Um diesen Kontext werden alle Inhalte/Wissensobjekte platziert, die der Mitarbeiter für seine Tätigkeit benötigt – sei es explizites Wissen und Informationen in Form von Dokumenten, Bilder, Wissenseinträge zum Erfahrungsaustausch oder Lernobjekte.

Der Mitarbeiter gelangen so vom Workflow zu einem Lernflow: Informationen und Wissen sind zur richtigen Zeit, am richtigen Ort (Kontext) in der richtigen Qualität an die richtige Person. Der Nutzen ist für den Mitarbeiter direkt erfahrbar.

Erfolgsfaktor 5: Usability und Gamification

Die Werkzeuge, die der Digital Workplace/Social Intranet den Mitarbeitern zur Verfügung stellt, sollten so nutzerfreundlich programmiert sein, dass diese intuitiv bedient werden können. „Spielen und Lernen“ spielt bei der Akzeptanz und der Motivation zur Nutzung eine entscheidende Rolle. Setzen Sie in Form von spielerischer Elemente ein, die einen hohen Spaßfaktor bereiten, etwa Highscores, Auszeichnungen für besonders engagierte Nutzer oder das beliebte Fußball-Tippspiel. Gamification erhöht die Nutzungsrate des Systems immens.

Erfolgsfaktor 6: Mitarbeiter befähigen und Paradigmen-Wechsel schaffen

Des Weiteren benötigen Mitarbeiter sinnvolle Schulungen: hierzu gehört neben der reinen IT-Schulung auch die Vermittlung des geschäftlichen Nutzens und wie mit Wissen im Unternehmen umgegangen werden soll. Die Schulung baut am besten auf praxisorientierten Anwendungsfälle auf, in dessen Szenario die Mitarbeiter sich wiederfinden und somit die neue Technologie sofort in ihre Arbeitswelt adaptieren können.

Neben der Technik sind aber auch die Einstellungen und das Mindset Schritt-für-Schritt zu ändern und einen Paradigmenwechsel bei den Mitarbeitern und beim Management herbeizuführen – von „Ich weiß mehr als du!“ zur Maxime „Zusammenarbeit bringt uns nach vorne!“. Hier ist auch das Management als Vorbild gefragt.

Hier ist es sinnvoll in jeder Abteilung oder auch Team einen oder mehrere Keyuser zu benennen, die ihren Kollegen nicht nur bei technischen Fragen, sondern auch bezüglich der neuen Form der Zusammenarbeit zur Seite stehen und das Change Management begleiten.

Erfolgsfaktor 7: Feedback gewährleisten

Die Mitarbeiter sollten im System eine Möglichkeit haben, Feedback zu bestehenden Funktionen zu geben und Ideen zu neuen Funktionen zu teilen. Somit kann der Digital Workplace ständig an die Bedürfnisse der Nutzer angepasst und verbessert werden. Somit sind die Mitarbeiter immer direkt eingebunden, was sowohl die Akzeptanz als auch die Motivation für die Nutzung des Systems steigert.

Fazit

Eine reine technische Implementierung eines Digital Workplace/Social Intranet isoliert betrachtet reicht nicht aus, um zu einem erfolgreichen vernetzten Arbeiten und Wissenstransfer zu gelangen. Unternehmen müssen einige Hausaufgaben im Vorfeld der Einführung erledigen, damit die neue Technologie einen Mehrwert bringt und in diesem Sinne auch genutzt wird. Ein gutes Social Intranet und Digital Workplace muss zum jeweiligen Unternehmen passen und die verschiedenen Interessengruppen berücksichtigen. Es muss das Geschäftsmodell und die Organisation des Unternehmens individuell als Kontext abbilden. Eine Messbarkeit des Erfolgs entsteht in der Regel entlang der Prozesse in der Wertschöpfungskette.

Schafft das Social Intranet eine neue Unternehmenskultur oder setzt es eine neue Kultur voraus? Hier muss beides Hand in Hand gehen. Setzt man erst auf Change, so braucht das Social Intranet Jahre für die Einführung. Machen Sie kleine Schritte, abhängig von dem Reifegrad Ihrer Organisation.