07
Feb

5 Tipps zur Dokumentation von Erfahrungswissen in Prozessen – oder wie man Best Practice Wissen nutzbar macht

Wenn Produktentwicklungszyklen immer kürzer, Abläufe immer komplexer werden und Projektbeteiligte mit unterschiedlichen Erfahrungen zusammenkommen, kommt dem kontinuierlichen individuellen Lernen und dem Weiterentwickeln des Unternehmenswissens eine wichtige Rolle zu, um nicht ständig das Rad neu erfinden zu müssen.

Dazu sollte ein Prozess im Unternehmen und technische Möglichkeiten vorhanden sein, ständig Erfahrungswissen aus den Prozessen zu sichern und wieder in die Prozesse zurückzugeben – also ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess im Sinne des Lean und Qualitätsmanagement

Das ist aus meiner Erfahrungen aus einer Vielzahl an Projekten immer wieder die Krux. Unternehmen tun sich hier sehr schwer, hierfür Prozesse zu implementieren. Meistens wird es auf die Mitarbeiter abgeschoben, dann höre ich oft: „Die wollen nicht!“

Ist dies denn der Fall? Nein! Sucht man Gespräche mit den Mitarbeitern, ist es in den meisten Fällen so, dass die Mitarbeiter ihr Wissen, ihre Potentiale und ihre Erfahrungen ins Unternehmen einbringen möchten – sofern ein Klima besteht, in dem sich die Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen und keine Scheu haben, ihre Ideen zu äußern. Aber die Unternehmen bieten solchen motivierten Mitarbeitern meistens keine adäquate Möglichkeit an ihr Wissen und ihre Ideen in die Prozesse einzubringen.

Den folgenden Fehler machen dann viele: es wird ein Wiki eingeführt und man denkt, damit sind die Probleme gelöst. Und wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, wird panikartig versucht, das Wissen in irgendeiner Form zu dokumentieren. Das funktioniert nicht. Das ist nicht nachhaltig. Der Zug ist dann schon abgefahren.

Besser ist es zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Sinne des Lean- und Qualitätsmanagement zu gelangen. Die Herausforderung besteht dabei

In diesem Blogartikel möchte ich auf die die wichtigsten Aspekte eingehen, wenn es um die Dokumentation von Best Practice Wissen geht. Sie erhalten Tipps, wie Sie einen Wissensspeicher für Ihre Organisation aufbauen.

 

1) Anforderungen definieren

Wichtig ist es die Anforderungen im Vorfeld zu definieren. Hierzu ist es empfehlenswert einen operativen Unternehmensbereich als Piloten auszuwählen. Es sollten dabei die folgenden Fragen geklärt werden:

  • In welchen Prozessen arbeiten die Mitarbeiter?
  • Welche Tätigkeiten und Arbeitsschritte fallen hierzu an?
  • Welches Wissen ist für die Ausführung der Tätigkeiten relevant?

 

2) Kontext aufbauen

Der Hauptgrund für schelchte Dokumentationsprozesse ist der fehlende Kontext für das Festhalten, Abrufen und Nutzen von Wissen.

Bilden Sie immer die Arbeitswelt der Mitarbeiter ab!

Das heißt: implementieren Sie nicht einfach Ihr Wissensmanagement-System und gut ist es. Sondern machen Sie sich auf Basis von Tipp und Schritt 1 Gedanken, wie Sie die Arbeitswelt in Prozessen und Arbeitsschritten strukturell aufbereiten. Was wird in den einzelnen Tätigkeiten konkret benötigt? Welche Wissensbereiche sind wichtig?

Eine prozessorientierte Wissens- und Informationsstruktur ist die Grundvoraussetzung für das schnelle und kontextsensitive Abrufen von Wissen und Teilen von Wissen. Des Weiteren bieten Sie den Mitarbeitern einen zentralen Ort zum Speichern und Dokumentieren ihres Erfahrungswissen in Form von Tipps und Tricks zu einzelnen Prozessschritten.

 

3) Noch mehr Struktur bieten

Machen Sie den folgenden Test: Nehmen Sie ein leeres Blatt Papier zur Hand und schreiben Sie alles auf, was Sie zu einem ausgedachten Thema wissen.

Sie werden mir bestimmt zustimmen, dass dies eine recht schwierige Angelegenheit ist. Das Schreiben ohne Anhaltspunkte ist recht mühsam und kostet viel Zeit. Genauso geht es Ihren Mitarbeitern.

Schaffen Sie Vorlagen, so dass die Mitarbeiter schneller und einfacher ihre Erfahrungen festhalten können. Erarbeiteten Sie gemeinsam die Aspekte, die bei den jeweiligen Tätigkeiten wichtig sind.

Nehmen wir als Beispiel das Wissensgebiet „Produkte“ aus einem Produktionsbetrieb. Hier könnten die folgenden Erfahrungsgebiete rlelevant sein: Hilfsmittel, Werkzeuge, Materialien, Qualitätsmanagement, Kritische Punkte etc.

Die Wissensstruktur ist sehr individuell für Ihr Unternehmen. Ich empfehle auch immer, diese Struktur zusammen mit den Mitarbeiten zu erarbeiten und dann als Standard festzulegen.

Solche Dokumentationsvorlagen helfen nicht nur, Zeit beim Dokumentieren zu sparen, sondern auch den Mitarbeitern Anhaltspunkte zu geben, was wirklich nützliches und hilfreiches Wissen ist. Viele Mitarbeiter können schlecht bewerten, welches Wissen wirklich relevant ist oder vergessen wichtige Sachverhalte.

 

4) Spickzettel versus Handbuch

Denken Sie beim dokumentierten Wissen eher an einen „Spickzettel“ als an Handbuchcharakter. Der Nachteil an einem Handbuch ist: das Wissen kann nicht schnell abgerufen werden, es sind meistens zu viele Informationen und es fehlt die Zeit, die relevanten Informationen zu identifizieren. Das Handbuch ist eher zum Lernen im Vorfeld einer Tätigkeit geeignet um das große Ganze zu vermitteln.

Halten Sie eher Stichpunkte als Checkliste fest. Checklisten helfen dabei das Wichtige schnell zu erfassen. Man kann Tipps, Tricks und Kniffe bei einer Problemlösung quasi „spicken“.

Des Weiteren kann der Mitarbeiter in einer Checkliste seine gemachten neuen Erfahrungen schneller und einfacher dokumentieren, als wenn er angehalten wird, einen kompletten Text zu verfassen.

 

5) Einsatz von Medien

Wenn ein Sachverhalt mit Bildern oder auch Videos verständlicher wird, dann schaffen Sie in Ihrem Wissensspeicher Möglichkeiten, solche Medien zu integrieren. Auch zu anderen wichtigen Dokumenten sollte verlinkt werden.

 

Fazit

Wenn Sie diese Tipps umgesetzt haben, wird sehr viel Zeit bei der Dokumentation von Erfahrungswissen eingespart. Von ganz alleine geschieht dies jedoch nicht. Jeder Mitarbeiter benötigt Freiraum und Zeit, um im Arbeitsalltag einen solchen Wissensspeicher befüllen zu können.

Wenn Sie an einem Praxisbeispiel interessiert sind oder wissen möchten, wie dieses Konzept in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden kann, dann stehe ich für ein Gespräch sehr gerne zur Verfügung. Nehmen Sie einfach Kontakt auf.

 

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