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Apr

Reifegradanalyse: der Kompass für das Wissensmanagement

Wird Wissensmanagement als ein Managementsystem und als strategische Managementaufgabe verstanden, wird ein zuverlässiges Steuerungsinstrument benötigt, um geplante und durchgeführte Aktivitäten rund um dem Umgang mit Wissen innerhalb des Unternehmens zu überprüfen und zu managen. Dazu bedarf es zuallererst einer Bestandsaufnahme, in welchem Maß das Wissensmanagement innerhalb des Unternehmens ist. Erst danach kann ein kontinuierlicher Organisationsentwicklungsprozess für die Schaffung der notwendigen Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches Wissensmanagement realisiert werden.

Ein solches Werkzeug soll dabei unterstützen, die Ergebnisse und Wirksamkeit bereits implementierter Aktivitäten und Maßnahmen im Umgang mit Wissen zu überprüfen – oder erst einmal zu identifizieren. Denn in vielen Unternehmen wird bereits Wissensmanagement betrieben, ohne dass diese Aktivitäten unter den Begriff „Wissensmanagement“ fallen und – wie es bei einem Managementinstrument gerecht wäre – dementsprechend gesteuert werden. So fehlt es an einer positiven Ergebnisse und Wahrnehmung von Wissensmanagement-Aktivitäten, was in der Vergangenheit häufig zu der Auffassung führte, dass Wissensmanagement nichts bringt. Die Herausforderungen besteht darin, die Komplexität von Wissensmanagement zu meistern, die Zusammenhänge zu verstehen und mit Kennzahlen bewerten zu können.

Zusammen mit dem Steinbeis-Beratungszentrum Wissensmanagement habe ich basierend auf meine langjährige Praxiserfahrungen aus einer Vielzahl von Wissensmanagement-Projekten eine Reifegradanalyse als Werkzeug für eine systematische Standortbestimmung als Grundlage für eine anschließende erfolgsorientierte Implementierung von Wissensmanagement im Unternehmen entwickelt. Die Reifegradanalyse ist eine Art Kompass für das Wissensmanagement, ob man auf dem richtigen Kurs ist. Damit können die folgenden Kernfragen beantwortet werden:

  • Mit welcher Qualität werden einzelne Wissensmanagement‐Maßnahmen und ‐Projekte in einer Organisation durchgeführt?
  • Wie wird Wissensmanagement gelebt?
  • Wie ist die Qualität der Aktivitäten?
  • Wie nachhaltig ist Wissensmanagement in den Strukturen verankert?

Die Reifegradanalyse hat die Aufgabe, die Reife des Wissensmanagements innerhalb eines Unternehmens zu bewerten. Im Geschäftsprozessmanagement sind Prozesseassessments basierend auf Reifegradmodelle bereits gängige Praxis. Ihr Ziel ist es die Stärken und Schwächen in Prozessen festzustellen und über gezielte Maßnahmen die Prozessreife zu erhöhen. Dieses Prinzip lässt sich auch auf das Wissensmanagement übertragen. Die Reifegradanalyse kann sehr gut auf Wissensmanagementprozesse adaptiert werden, um sowohl den Entwicklungsstand als auch Entwicklungspotentiale des Wissensmanagements gezielt zu bestimmen. Sie dient als wichtiges Hilfsmittel, den eigenen Standort für das Wissensmanagement zu bestimmen, Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben und somit Wissensmanagement-Aktivitäten zum Erfolg zu führen

Der Reifegrad dient als Vergleichsbasis für die Ausprägung und Bewertung des Wissensmanagements in Unternehmen und hat insgesamt fünf Reifegradstufen. Die höchste Stufe fünf bedeutet, dass die notwendigen Rahmenbedingungen für ein effektives und effizientes Wissensmanagement optimal vorhanden und erfüllt sind.

Vorgehensweise und Durchführung

Die Basis zur Ermittlung des Wissensmanagement‐Reifegrades bildet ein spezieller Kriterienkatalog, Fragenkatalog und Checklisten aus langjähriger Beraterpraxis. Diese Kriterien bilden das TOM-Modell ab – „Organisation, Mensch, Technik“ -, das notwendig ist, Wissensmanagement in der Organisation ganzheitlich auszugestalten. Die folgenden Themen werden dabei gezielt untersucht:

  • Thema 1: Wissensziele, Strategie:
    Bestimmen des kritischen geschäftsrelevanten Wissens für die Organisation
  • Thema 2: Stakeholder, Unternehmensumwelt, Partnerschaften:
    Institutionalisieren des Wissensaustauschs mit wichtigen Partner
  • Thema 3: Personal, Kompetenzen, Fachwissen:
    Identifikation des notwendigen Wissens für den einzelnen Mitarbeiter, Wissensträger und Wissenslücken
  • Thema 4: Teamarbeit, Zusammenarbeit, Unternehmenskultur
    Schaffen von organisationalen Rahmenbedingungen für die Wissensproduktion und den Wissenstransfer
  • Thema 5: Führung, Unterstützung der Weiterentwicklung des organisationalen Wissens
    Unterstützen und Fördern des Wissensaktivtäten seitens des Managements
  • Thema 6: Wissensstrukturen, Wissensbereitstellung, Aktualität:
    Gezieltes Dokumentieren gemachter Erfahrungen und Verankern des Wissens in den Geschäftsprozessen
  • Thema 7: Technologie, Software, Infrastruktur:
    Sicherstellen eines geregelten und eindeutigen Zugriffs auf Wissen mittels Informationstechnologie
  • Thema 8: Organisationsstrukturen, Prozesse, Verantwortlichkeiten:
    Festlegen von organisatorischen Rollen und Verantwortlichkeiten für Wissensaktivitäten

Die Reifegrad-Analyse wird in Form strukturierter Interviews durchgeführt. Hierfür werden verschiedene Mitarbeiter als Gesprächspartner ausgewählt, so dass ein repräsentatives Bild des Unternehmens beziehungsweise im untersuchten Unternehmensbereich entsteht. Der Interviewte gibt mit Hilfe der Checklisten des Moderators seine Einschätzung zu den einzelnen Unterfragen jedes Themas ab und bewertet die Erfüllung des Ist-Zustands in Prozentwerten von 0 % = gar nicht ausgestaltet bis 100 % = voll erfüllt. Anschließend ordnet der Moderator dem Bewertungsergebnis die entsprechende Reifegradstufe zu.

Vorab wurde für jedes Thema ein Soll-Zustand – ein Soll-Reifegrad – bestimmt, der im Wissensmanagement erreicht werden soll. So kann anhand des Ist-Zustands der Gap zum Soll-Zustand festgestellt.

Warum ist diese Zweiteilung wichtig?

In der Realität können bei der Einführung Wissensmanagement nicht alle Themen und Fragestellungen voll erfüllt werden. Es ist zu empfehlen die Wissensmanagement-Aktivitäten in einer Roadmap zu priorisieren. Denn die Einführung von Wissensmanagement bedeutet auch immer ein Veränderungsprozess. Wenn nun alle Themen auf einmal voll erfüllt werden sollen, sind die Beteiligten überfordert und die Wissensmanagement-Aktivitäten werden unsystematisch und unkoordiniert. Es hat sich bewährt stufenweise bis zum Optimum zu gelangen. Die Reifegradanalyse wird nicht nur einmal, sondern mindestens einmal wiederholt zur Überprüfung des Fortschritts durchgeführt.

Visualisierung der Ergebnisse

Die Ergebnisse aus der Ist-Bestandsaufnahme werden visuell aufbereitet: mit Hilfe mehrerer Netz- und Gap-Diagramm kann der Erfüllungsgrad jedes untersuchten Themas sehr anschaulich dargestellt werden. Das Management eines Unternehmens erhält damit einen sofortigen Einblick über den Stand des Wissensmanagements. Die untere Grafik zeigt als Beispiel den Vergleich der Ist- und Sollwerte in den einzelnen Dimensionen und stellt die Themen mit der größten Abweichung und Handlungsbedarf heraus.

Nutzen der Reifegradanalyse

 Neben der Klarheit über den eigenen Reifegrad und den Ist-Zustand des Wissensmanagements werden sowohl die Potentiale als auch Schwachstellen im Wissensmanagement sofort erkannt. Es können konkrete Aktionen auf Basis der Gap-Analyse geplant werden. Das Zusammenspiel der verschiedenen Erfolgsfaktoren in den Dimensionen Mensch, Organisation, Technik wird deutlich und transparent. Nicht zuletzt schafft die Reifegradanalyse durch das systematische Vorgehen bei allen Beteiligten und Betroffenen eine erhöhte Akzeptanz und Motivation für das Wissensmanagement.

Fazit

Die Reiferadanalyse ist ein praxisorientiertes Managementinstrument um den Zustand des Wissensmanagements innerhalb der eigenen Organisation zu ermitteln. Die Durchführung einer Reifegradanalyse erfüllt nur dann Ihren Zweck, wenn aus den Ergebnissen gezielt Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet und umgesetzt werden. Dazu müssen Verantwortlichkeiten innerhalb eines Unternehmens eindeutig geklärt werden. Wie jede Changemanagement-Initiative sollten Multiplikatoren benannt werden, die die Realisierung der Maßnahmen vorantreiben und diese regelmäßig auf Wirksamkeit hin überprüfen.

So gelingt die Reifegradanalyse – die wichtigsten Erfolgsfaktoren:

  • Alle Beteiligten sollen über die Zielsetzung im Vorfeld der Analyse informiert werden.
  • Führungskräfte und Mitarbeiter in den Prozess sind frühzeitig einzubinden.
  • Als Grundlage für das Wissensmanagement dienen immer die Geschäftsprozesse.
  • Es muss klar definiert werden, in welchen Unternehmensbereichen und in welchen Geschäftsprozessen das Wissensmanagement bewertet werden soll
  • Die Auswahl der Interviewpartner muss repräsentativ sein.
  • Neben den Interviewergebnissen sollte auch der Umgang mit Wissen direkt im Prozess und am Arbeitsplatz untersucht und recherchiert werden.
  • Die Moderation und Durchführung der Interviews sollte durch einen neutralen externen Prozessberater geschehen.
  • Unter den Beteiligten muss eine offene und vertrauensvolle Gesprächsatmosphäre geschaffen werden.
  • Am Ende muss ein aussagekräftiger Abschlussbericht mit Handlungsempfehlungen für Verbesserungsmaßnahmen vorliegen.
  • Findet eine Mitarbeiterbefragung statt, sollte der Betriebsrat einbezogen werden.

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