Tool Tipp Wissenslandkarte: Prozesse und Wissen miteinander verzahnen
Heute möchte ich in meinem Tool-Tipp die Wissenslandkarte vorstellen.
Sie ist ein sehr einfach anzuwendendes Tool, mit dem Sie alle relevanten Wissensfelder für einen Geschäftsprozess aufzeigen und transparent machen können. Auf Basis der Wissenslandkarte finden vielfältige weitere Überlegungen und nächste Schritte im Wissensmanagement statt.
Aber zuerst möchte ich auf die Vorgehensweise eingehen und wie das Ergebnis aussieht. Anschließend darauf, welche weiteren Schritte auf Basis der Wissenslandkarte vorgenommen werden können.
Wie eine Wissenslandkarte ausieht und wie diese erstellt wird
Für mich sind immer die Geschäftsprozesse die Basis für Aktivitäten und Schritte für einen besseren Umgang mit Wissen. Nur so kann meiner Meinung nach Wissensmanagement gelingen. Für die Erstellung der Wissenslandkarte suchen Sie sich daher als erstes einen Geschäftsprozess aus, den Sie bezüglich Umgang mit Wissen näher betrachten möchten, und skizzieren Sie ganz grob den dortigen Ablauf und Prozessschritte.
Anschließend können Sie für diesen Prozess das relevante Wissen identifizieren. Arbeiten Sie mit sogenannten Wissensdomainen, also welche Wissensfelder sind notwendig, den Prozess auszuführen zu können. Wissensdomainen können beispielsweise sein: Wissen über Kunden, Produkte, Markt, Wettbewerber, Ihre interne Organisation, ein bestimmtes Fachwissen, rechtliche Rahmenbedingungen und so weiter. Dies müssen Sie auf Ihren Prozess und Ihre Branchen transferieren.
Die Wissensdomaine werden in einer Mindmap visualisiert. Die untere Abbildung zeigt eine Skizze, wie dies pro Prozessschritt aussieht:
In der Mindmap können die einzelnen Wissensbereiche weiter in Detailbereiche unterteilt und strukturiert werden – also alles Wissen, das zur jeweiligen Wissensdomaine thematisch gehört. So entsteht auf Basis des Geschäftsprozesses eine Wissensstruktur mit dem relevanten und wichtigen Wissen genau für diesen Prozess.
Warum eine Wissenslandkarte ein zentrales Instrument ist
Die Wissensstruktur in der Wissenslandkarte bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. Mit dem einem Aufwand zur Erstellung der Landkarte können mehrere Probleme gelöst werden. Das macht Sie für mich zu einem zentralen Analyseinstrument, ohne das Wissensmanagement kaum funktionieren wird.
Im Folgenden habe ich die vier wichtigsten Vorteile zusammengetragen.
1) Überblick und Transparenz über das relevante Wissen für einen Prozess und Aufdeckung von Wissenslücken
Wenn Sie in einer Mindmap eine Visualisierung darüber haben, welches Wissen für den Geschäftsprozess und den dort anfallenden Aufgabenbereich notwendig ist, können Sie sofort eine Aussage treffen, ob dieses Wissen bereits genügend im Unternehmen vorliegt oder ob dort Wissenslücken vorhanden sind, die Sie schließen sollten. Auch können Sie die Wissenslandkarte für weitere Analysen herannehmen, wie gut Sie mit dem Wissen umgehen – also wie gut wird zurzeit das Wissen erworben, gespeichert, verteilt und genutzt und wo sind Verbesserungspotentiale
2) Überblick über den Speicherort des Wissens
Anhand der Wissenslandkarte können Sie genau identifizieren, wo das relevante Wissen zurzeit gespeichert ist. In der Praxis liegen mehrere Speicherorte vor, daher ist meistens nicht ganz klar, wo genau das Wissen gespeichert ist oder es wird erst meistens gar nicht gefunden. Ist dies im Intranet, auf einem Filesystem, in einer speziellen Datenbank oder nur im Kopf der Mitarbeiter vorhanden? So können Sie im nächsten Schritt die Speicherorte harmonisieren und ein Hauptsystem festlegen – dies ist Voraussetzung um Wissen und Informationen zentral zu speichern und schnell aufzufinden. Wenn das Wissen nur im Kopf gespeichert ist, sollten Sie die Wissensträger auflisten und entscheiden, wie hoch das Risiko des Wissensverlusts ist, wenn der Mitarbeiter geht, und entsprechende Maßnahmen zum Sichern dieses Erfahrungswissens ergreifen. Das Ziel sollte sein, das Bereitstellen des relevanten Wissens in den Prozessen zu optimieren.
3) Ableiten von Metadaten für das Bereitstellen des richtigen Wissens im Prozess
Mit Hilfe der Wissensstruktur können Sie für die dortigen relevanten Dokumente sehr gut verschlagworten. Die prozessorientierte Wissensstruktur können Sie sehr gut in eine prozessorientierte Metadatenstruktur übertragen. So können Sie beispielsweise im SharePoint die Dokumente und andere Informationen, die zu einem Prozess und dort zu einem bestimmten Wissensbereich gehören, mit wenigen Klicks filtern und schnell verfügbar machen.
4) Minimierung der Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter
Die Wissenslandkarte hilft auch zur Orientierung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter, da Sie einen guten Überblick über dem relevanten Wissen im neuen Aufgabenbereich und den Speicherort des Wissens und der Informationen erhalten. Eigene Wissenslücken werden so schnell erkannt, Trainingsmaßnahmen können dadurch gezielter vorgenommen werden.
Fazit
Meine Erfahrung, ist, dass die gemeinsame Erstellung der Wissenslandkarte in einem übergreifenden Team-Workshop mit externer Moderation viele Aha-Effekte bringt: es werden Schnittstellen-Probleme aufgedeckt, Best Practice ausgetauscht („Wenn wir früher gewusst hätten, dass ihr sowas schon habt!“), es werden Lösungen identifiziert, die nur im Team und nicht alleine gefunden werden. Der Auwand ist einmalig vorzunehmen, die Vorteile der Wissenslandkarte rechtfertigen diesen jedoch.
Ein Best Practice Tipp von mir: Erstellen Sie im moderierten Teamworkshop eine grobe Wissensstruktur und Wissenslandkarte und geben Sie diese anschließend den Mitarbeitern mit der Bitte, die Wissenslandkarte über einen gewissen Zeitraum mit Arbeitsalltag mitzuführen und zu ergänzen, welches Wissen in der Struktur noch fehlt.