08
Apr

Wie Sie Lücken im Personalmanagement schließen und dieses optimieren

Wenn Investitionen in das Unternehmen erfolgen sollen, wird häufig über eine Kosteneinsparung versucht, diese Ziele zu erreichen. Ein großer Kostenfaktor ist und bleibt der Mitarbeiterbereich. Rationalisierungen hier vorzunehmen, ist aber zu kurzfristig gedacht. Jedoch kann das Personalmanagement optimiert und dadurch erhebliche Kosten eingespart und Liquidität freigesetzt werden. Die Digitalisierung hat es bereits vorgemacht. Und immer noch gibt es Lücken im Personalmanagement, die sich schließen lassen und Möglichkeiten für andere Investments möglich machen.

 

Wo gibt Lücken im Personalmanagement? Was kann optimiert werden?

Arbeitsschritte im Personalwesen können sehr gut digitalisiert werden. Und das Netz in diesem Bereich wird auch immer engmaschiger. Ein persönlicher Eindruck eines neuen Mitarbeiters kann sicherlich kein Server übernehmen. Hier kommt keine Personalabteilung um einen persönlichen Termin herum. Allerdings lassen sich viele andere Bereiche derart straffen und digitalisieren, dass auch im Personalwesen viele Einzelschritte wegfallen und überflüssig werden. Eine der großen Lücken im Personalmanagement ist nach wie vor der Zugriff auf relevante mitarbeiterbezogene Informationen. Dabei lässt sich diese Lücke schnell und umfassend schließen. Durch die Schaffung einer derartigen Wissensdatenbank für Mitarbeiter, ist es nicht mehr erforderlich, hierfür Ansprechpartner bereitzuhalten.

Eine Art Self-Service Option für Mitarbeiter, die sich hier selbst Informationen aus der Personalabteilung beschaffen können, ist eine sehr optimale Lösung, um Zeit durch das Auskunftgeben einzusparen. Gedacht ist an eine Art Plattform, auf der die Personalabteilung relevante Themenbereiche als Artikel veröffentlicht, sodass alle Mitarbeiter exakt die Informationen erhalten, die sie benötigen.

Eine weitere Lücke im Personalwesen ist eine unzureichende Automatisierung, obwohl Software und technische Möglichkeiten vorhanden sind. Gedacht ist an einen End-to-End Prozess, der vollkommen automatisiert werden sollte. Alle mitarbeiterbezogenen Dokumente, Nachweise, Zeugnisse, aktuellen Gehaltsabrechnungen, werden einfach in der entsprechenden digitalen Personalakte des Mitarbeiters abgespeichert. So muss die Personalabteilung niemals mehr Dokumente aufwändig im Archiv suchen und der Mitarbeiter kann ebenfalls übersichtlich auf alle Dokumente zugreifen. Der Service für die Mitarbeiter wird hierdurch verbessert und im Personalwesen wird sehr viel Zeit eingespart.

 

Welchen Einfluss hat die Digitalisierung?

Die Digitalisierung ist in vielen Unternehmen auch in der Personalabteilung angekommen. Beispiele sind eine automatische Arbeitszeiterfassung und die Verwaltung von Arbeitszeitkonten. Allerdings können hier auch noch weitere Bereiche im Personalwesen digitalisiert werden. Stellenausschreibungen lassen sich beispielsweise sehr gut automatisieren. Auch die erste Bearbeitung reinkommender Bewerbungen lässt sich perfekt bis zur Absage automatisieren – Hilfreiche Tools gibt es zum Beispiel bei Haufe.

 

Was sind die Vorteile?

Die Digitalisierung nimmt im Bereich des Personalwesens sehr viel Arbeit ab. Zeit ist kostbar und Arbeitszeit kostenintensiv. Insbesondere bei Bewerbungsfluten kann eine passende Automatisierung hier ein großes Einsparpotential freisetzen. Letztlich kann auf eine Stellenausschreibung zumeist nur eine Person ausgewählt werden. Wenn nun hunderte Bewerbungen auf eine Stellenausschreibung gelesen und beantwortet werden muss, bindet dies sehr viel Arbeitszeit. Mit der schon längst vorhandenen Software ist dies überflüssig. Die Personalabteilung kann sich dann auf diejenigen Bewerber konzentrieren, die in die engere Wahl kommen und für ein Gespräch eingeladen werden.

 

Wie ist der Blick in die Zukunft

Ein persönliches Gespräch und ein persönlicher Eindruck von einem potentiellen Bewerber kann kein Digitalisierungsvorgang ersetzen. Ein Bewerbungsgespräch, das online via Videokonferenz abgehalten wird, kann auch nur einen ersten Eindruck vermitteln. Die Körpersprache und das reale Auftreten eines Menschen lässt sich auch über digitale Medien nicht vermitteln. Umgekehrt gilt dies natürlich auch für potentielle Bewerber, die sich einen persönlichen Eindruck vom Unternehmen machen möchten, in dem sie dann vielleicht arbeiten möchten.

Darüber hinaus sollen keine Maschinen eine Abteilung leiten. Es wird immer erforderlich sein, dass Menschen die Software in ihrer Ausführung überwachen. Es kann immer wieder zu Fehlern kommen, die mit Fachkompetenz gefunden und überwunden werden müssen.

 

Hinwies: Sponserd Post

 

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