Herzlichen Glückwunsch! Sie haben es geschafft, Ihr erstes virtuelles Team ins Leben zu rufen. Und während Sie wissen, dass sich remote Mitarbeiter bei der Arbeit im Vergleich zu allen anderen Arbeitnehmern glücklicher fühlen, fürchten Sie eventuell die Schattenseite: mehr Ablenkung, andere Kommunikation, mangelnde Struktur und manchmal auch Isolation.

In diesem Artikel beschreibe ich fünf hilfreiche Tipps für mehr Produktivität für remote Mitarbeiter. Diese decken vor allem Punkte ab, an die man kaum denkt und die deshalb aus meiner Erfahrung nach oft vernachlässigt werden.

 

1) Achten Sie auf eine verständliche und leicht auffindbare Dokumentation

Was meine ich damit?

Eine gute Dokumentation hilft enorm dabei, sich in neue Themen einzuarbeiten – das gilt für onsite Teams, für virtuelle Teams noch vielmehr. Aber die meisten Unternehmen haben entweder fast keine oder eine allzu umfassende, komplizierte Dokumentation.

Erstens überprüfen Sie, ob Ihre Dokumentation sich auch nur auf die relevanten und wichtigen Themen fokussiert und ob diese so aufbereitet sind, dass sie ohne Probleme gelernt und verstanden werden können. Wer hat Hol-oder Bringschuld? Alle sind in der Verantwortung: Führungskräfte sollten eine Dokumentation zur Verfügung stellen und Mitarbeiter sollten auch explizit danach fragen – und auch darüber hinaus recherchieren. Durchsuchen Sie auch Ihr Team-Chat nach Themen, an denen Sie gerade arbeiten um zu sehen, ob und wie diese in der Vergangenheit behandelt wurden.

Für neue Mitarbeiter gilt nicht schüchtern zu sein, sondern zu fragen: Fragen Sie Ihre Teamkollegen, was sie sich wünschen, dass sie in der ersten Zeit gerne gewusst hätten.

 

2) Vermeiden Sie Isolation

Viele, die in einem virtuellen Team arbeiten, berichten, Sie hätten mehr Ruhe bei der Arbeit, könnten sich besser konzentrieren und daher mehr Aufgaben. In kürzerer Zeit erledigen. Die Ruhe kann auch trügerisch sein: Es ist schwer Kontakte vor dem Laptop zu knüpfen oder aufrechtzuerhalten. Viele fühlen sich isoliert vom Team. Die Vermeidung von Isolation ist eine große Aufgabe in einem virtuellen Team.

Als Erstes sollten Sie Erwartungen an die Kommunikation mit Ihrem Vorgesetzten und Team festlegen, um die räumliche Trennung zu überwinden.

Neben den regelmäßigen Meetings und Jour fixes sollte auch eine proaktive persönliche proaktive Kontaktaufnahme gefördert werden. Als Vorgesetzter sollten sich daran erinnern, jeder Woche mindestens einen Mitarbeiter zu erreichen um sich austauschen. Dies können Sie auch innerhalb im Team unter Teamkollegen etablieren. Sie sollten auch immer einen Channel in Ihrem Teamchat für persönliche Kommunikation haben.

 

3) Kennen Sie immer den besten technischen Support

Im virtuellen Team sind Sie Ihrer Arbeitsumgebung quasi ausgeliefert. Haben Sie einen Notfallplan, wenn Sie das Internet nicht funktioniert und Sie nicht online gehen können? Wen kontaktieren Sie, wenn Sie ein Hard- oder Softwareprobleme haben? Wer kann Ihnen helfen? Für das reibungslose Funktionieren Ihrer Arbeitsumgebung wie Internet sind Sie verantwortlich. Haben Sie einen Backup-Plan, wohin Sie ausweichen können, wenn das Internet nicht funktioniert und Sie nicht offline arbeiten können. Für andere technische Fragen gibt es in Ihrer Organisation jemanden mit dem notwendigen technischen Know-how, der Ihnen hilft. Diese Person sollten Sie gut kennen.

 

4) Halten Sie eine gute Work-Life-Balance aufrecht

Ja, wenn die Arbeit Spaß macht, gibt es keine Work-Life-Balance. Mag richtig sein, aber ohne Abschalten oder mal was andres tun, kann man seine Energie nicht hochhalten.

Tatsächlich neigen Mitarbeiter in einem virtuellen dazu, übermäßig zu arbeiten, nicht unterzuarbeiten – quasi als Legitimation für das flexible Arbeitsleben. Man arbeitet den ganzen Tag und ist gestresst, träumt von den Vorteilen von remote Work und landet dann eher im Burn-out. Es gibt immer etwas zu tun. Abschalten fällt vielen schwer.

Definieren Sie Ihre also Prioritäten und halten Sie sich daran. Legen Sie zu Beginn der Woche fest, was Sie in dieser Woche definitiv und realistisch schaffen möchten und legen Sie pro Tag die drei wichtigsten Aufgaben fest, um das Wochenziel zu erreichen. Und hören Sie dann auf, wenn Sie Ihr Tagesziel erreicht haben. In einem globalen Team arbeitet durch die Zeitverschiebung immer jemand. Halten Sie sich an Ihre festgelegten Kommunikationszeiten und stehen Sie nicht immer zur Verfügung.

 

5) Lernen Sie Ihren individuellen Zeitplan kennen

Der große Vorteil von remote Work ist es, dass außerhalb der festen Regelmeetings und Erreichbarkeit jeder seine Arbeitszeit und -ort selbst festlegen kann. Erfahrungsgemäß kommt man so hervorragend in den sogenannten Flow. Das muss man erst lernen.

Fragen Sie sich: Wann bin ich am produktivsten? Wo bin ich am produktivsten, welche Arbeitsumgebung ist für mich am besten? Wenn Sie die Antworten nicht wissen, sollten es dies herausfinden. Experimentieren Sie mit Ihrem Zeitplan, probieren Sie Routinen aus und finden Sie Ihre persönlichen Routinen und Ihren Rhythmus. Und vergessen Sie dabei, nicht die Pausen einzuhalten, die Sie am besten in Ihrem Zeitplan und Kalender eintragen.

 

Fazit

Dies sind nur einige der Herausforderungen, wenn es darum geht, in einem virtuellen Team zu arbeiten. Die oben genannten Themen werden oft vergessen. Sie denken, dass Sie nur gute Werkzeuge für Teamarbeit und virtuelle Zusammenarbeit benötigen. Aber es geht über die Technik hinaus, sodass Menschen in virtuellen Teams sowohl produktiv und als auch zufrieden sind.