Jeden Tag gibt es mehr Web-, Mobil- und Desktop-Anwendungen sowie Gadgets, die helfen sollen, die Produktivität zu erhöhen. Und sie werden immer besser. Die Technologie ändert sich rasant, aber einige Dinge bleiben gleich:  Die Basis bilden immer schnelles Internet, Kommunikationstools und eine Handvoll anderer Anwendungen für Zusammenarbeit oder persönliche Selbstorganisation.

Im Folgenden stelle ich einige Produktivitätstools mit Empfehlungen einiger Lieblingstools vor – von Tools zur Minimierung von Ablenkung und Steigerung der Konzentration bei Aufgaben, Tools zur persönlichen Organisation und im Team und Tools zur synchronen sowie asynchronen Kommunikation. Die Liste der beschriebenen Herausforderungen in virtuellen Teams und vor allem die Tool-Liste sind nicht vollständig, sondern sollen einen kleinen Einblick geben.

 

Tools zur Minimierung von Ablenkung und Stärken der Konzentration

Die meisten Menschen finden es aufgrund von Informationsüberflutung, Benachrichtigungen und dem ständigen Drang, online zu sein, immer schwieriger, konzentriert zu bleiben. Neben dem Single-Tasking (Fokus auf eine Aufgabe, Multitasking ist ein Produktionsmythos) und dem Deaktivieren von Benachrichtigungen können Ihnen einige wichtige Tools helfen, sich besser zu konzentrieren.

Konzentration bei der Verfassung von Inhalten:
Vielleicht kennen Sie das: Sie möchten zum Beispiel gerne einen Artikel verfassen oder Ideen niederschreiben, können sich bei einem geöffneten Worddokument nicht konzentrieren, da viele Ablenkungen locken. Hier helfen einige Tools weiter, die Konzentration zu erhöhen und den Fokus rein auf das Schreiben zu legen. Diese Tools schaffen eine entspannte Schreibatmosphäre und blendet alle Programme, Fenster und Benachrichtigungen aus, die stören. Mein Lieblingstools ist OmmWriter mit einer Zen-ähnliche Atmosphäre, einschließlich sanfter Musik. Andere Optionen ohne Musik und Hintergrundfotos sind iA Writer und Byword (für Mac User).

Wenn Sie längere Inhalte verfassen, bietet Scrivener einen Vollbildschreibmodus, der störende Menüs, Symbolleisten und Dateilisten entfernt. Scrivener macht es auch einfach, Text in kleinere Teile zu zerlegen, so dass Sie sich besser auf jeden Abschnitt konzentrieren können.

Programm-Blocker:
Wenn Sie mit der Versuchung kämpfen, während einer Aufgabe Ihre E-Mails ständig zu überprüfen oder zeitraubende Websites zu besuchen, können Sie für eine bestimmte Zeit vorübergehend bestimmte Websites und Programme blockieren. Hier kann ich SelfControl, StayFocused oder Productivity Owl empfehlen.

 

Persönliche Organisation und Organisation in Projekten und Teams

Die folgenden Tools helfen Ihnen, sich zu organisieren und die vorhandene Arbeitszeit effektiv zu nutzen.

Projekt- und Aufgabenmanagement-Software

Es gibt eine Vielzahl an To-Do-Apps und Projektmanagement-Tools auf dem Markt. Die Schwierigkeit besteht darin, das Tool zu finden, das am besten für Sie und Ihr Team funktioniert.

Aufgabenlisten:
Wenn man keinen zentralen Ort hat, an dem alle Aufgaben verfolgt werden können, werden diese schnell vergessen – oder man lebt ständig in der Angst, zu denken, dass es Dinge gibt, die man tun muss, sich aber nicht erinnern kann (genannt Zeigarnik-Effekt). Ich bin ein Fan von der Produktivitätsphilosophie von „Getting Things Done“® (GTD®): Das heißt den Kopf freizubekommen und alle Aufgaben oder „nächsten Aktionen“ aufzulisten und priorisiert abzuarbeiten.

Ich persönlich benutze gerne die Anwendung Microsoft ToDo. Aber es gibt hier eine sehr große Auswahl an To-Do-Apps. Letztendlich muss die Anwendung für Sie Sinn ergeben und auch Spaß machen. Am Ende des Tages ist die beste To-Do-App diejenige, die Sie tatsächlich verwenden werden.

Projektmanagement:
Aufgabenlisten sind geeignet, um einzelne Aufgaben losgelöst, voneinander festzuhalten und abzuarbeiten. Für Projekte mit einer Vielzahl von Aufgaben, die im Team in einer bestimmten Logik oder innerhalb eines festgelegten Workflows erfolgen, kommen andere Organisations-Tools zum Einsatz. Falls Sie agil arbeiten, dann können Sie ein Kanbanboard in einem digitalen Format verwenden.

Mit Trello können Sie Listenelemente („Karten“) auf einem virtuellen Kanbanboard feshalten und verschieben. Das Kanbanboard können Sie beliebig nach Ihren Anforderungen aufbauen. Erinnerungen, Kommentare, Bezeichnungen und andere Funktionen machen es zu einem sehr guten Organisationswerkzeug im Team. Als Alternative zu Trello können Sie das aus Deutschland stammende Tools Meistertask verwenden.

Ein weiteres beliebtes umfassendes Projektmanagement-Tool ist Asana. Es wurde speziell für virtuelle Teams entwickelt, um Projekte, Aufgaben online zu managen und die Kommunikation in Projekten zu gewährleisten.

 

Tools für die virtuelle synchrone Zusammenarbeit – Echtzeitkommunikation

Vor allem, wenn die Mitarbeiter nicht alle an einem Ort sind, sondern virtuell auf Distanz zusammenarbeiten, sind Tools für eine gute Kommunikation in Echtzeit notwendig. Diese ersetzen sozusagen den Gang zum Kollegen am Nachbartisch oder Raum im Büro.

Team-Chat:
Ein Chat-Tool ist perfekt geeignet, um schnell Fragen zu klären. Eine solche synchrone Zusammenarbeit ist schneller als bei Fragen jedes Mal einen Anruf einrichten zu müssen. Slack ist ein beliebtes Werkzeug dafür.

Ein Tool zur synchronen Zusammenarbeit sollte auch immer die Möglichkeit zur Bildschirmfreigabe bieten. Denn manchmal ist es einfacher, etwas zu zeigen als nur darüber zu erzählen oder zu erklären. Mit der Bildschirmfreigabe können Sie anderen Ihren Desktop und die Dateien und Anwendungen, die Sie geöffnet haben, anzeigen und zusehen, wie andere an Ihrem Computer arbeiten.

Video-Chats:
Video-Chats können Ihnen das Gefühl geben, dass Sie sich mit Ihren virtuellen Teamkollegen im selben Raum befinden. Wenn Sie einmal die Scheu vor der Webcam überwunden haben, werden Sie schnell merken, dass das Sehen von Mimik und Gestik wesentlich dazu beiträgt, effektivere Gespräche zu führen und Vertrauen zum Gesprächspartner aufzubauen.  Mein Lieblingstool für schnelle und stabile Videokonferenzen und virtuelle Team- und Kundenmeetings mit Chat und Bildschirmfreigabe ist Zoom.

Ideen festhalten und austauschen:
Viele Unternehmen denken, dass sobald man kreativ miteinander zusammenarbeitet oder Ideen generieren möchte, dies auf Distanz nicht funktioniert. Dies ist nur ein Glaubenssatz. Es gibt hervorragende Tools, die kreatives Arbeiten im virtuellen Team fördern, um gemeinsam Ideen austauschen, Konzepte entwickeln, diese zu bewerten und Feedback. Mein Lieblingstool hierfür ist Ideaclouds mit durchdachtem Online-Whiteboard, vorgefertigte Gruppenarbeitsmethoden wie Brainstorming, Kanban, Retrospektive inklusive Feedback- und Bewertungsmethoden.

 

 

Tools für die virtuelle asynchrone Zusammenarbeit

Für eine reibungslose und erfolgreiche virtuelle Teamarbeit sind bestimmte Online-Kollaborationtools hilfreich.

Kommunikation und Zusammenarbeit müssen nicht immer in Echtzeit wie oben beschrieben erfolgen. Asynchrone Tools ermöglichen einen Zugang zu Projekten und Dateien, unabhängig von Zeit und Ort. Hier sind einige wichtige Features:

Zum einen soll es möglich, Dokumente möglichst einfach mit anderen zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten – ohne großen Suchaufwand. Ein zentraler Speicherplatz, auf den Sie von jedem Gerät aus zugreifen können, ist entscheidend für die Zusammenarbeit. Benachrichtigungen über Änderungen in Dokumenten oder neue Dokumente, die für den einzelnen wichtig sind, helfen dabei, mit minimalem Zeitaufwand auf dem Laufenden zu bleiben. Dies klingt zwar selbstverständlich, aber in vielen Unternehmen sind noch unstrukturierte und unübersichtliche Laufwerke die Regel.

Virtuelle Arbeitsplattformen:
Viele Online-Tools für Zusammenarbeit und Projektmanagement bieten einen zentralen Ort für verteilte Teammitglieder, um nicht nur gemeinsame Dateien zu speichern, sondern sich auch Diskussionsforen auszutauschen, die Arbeit in Online-Kalendern und Aufgabenlisten zu planen, Notizen zu teilen und vieles mehr. Mein Favorit ist Microsoft Teams, was über integrierte Office 365-Anwendungen und der Möglichkeit der Anbindung einer Vielzahl von Dritt-Apps alles aus einer Hand bietet – alles was man für virtuelle Zusammenarbeit benötigt.

 

Fazit

Auch wenn Sie die Freiheit und die Flexibilität haben, Ihre persönlich beste Arbeitsumgebung zu wählen, unterstützen bestimmte Tools dabei, die Herausforderungen von remote Arbeit zu meistern und die eigene Produktivität zu erhöhen. Es gibt eine Vielzahl an Tools. Die oben erwähnten Tools sind meine persönliche Auswahl. Letztendlich müssen Sie entscheiden, was zu Ihnen passt. Probieren Sie einfach aus. Auch wenn Sie von vielen Tools begeistert sind, sollten Sie nicht in die Falle tappen, zu viele Tools parallel auf einmal einzusetzen – denn dies macht wieder unproduktiv. Bei Kollaborations-Tools sollten Sie darauf achten, möglichst einen Zugang zu einem Tool zu haben und andere benötigte und favorisierte Werkzeuge über Drittapplikationen nahtlos anzubinden. Des Weiteren sollten Sie bei der Auswahl von Tools den Datenschutz und die DSGVO im Blick haben.