Diese „Checkliste“ geht es weniger um Homeoffice Set-up des remote Arbeitsplatzes, sondern um Prozesse, Führung und Produktivität. Das Thema „Führung und Zusammenarbeit“ ist sehr umfassend, die Liste ist auch nicht vollständig. Das sollte auch nicht das Ziel sein. Ich habe mich bewusst auf die wesentlichen Dinge für „plötzlich remote“ konzentriert und möchte auch Tipps geben, die kritisch sind, aber wenigen Führungskräfte bewusst sind.

 

Thema: Motivation, Engagement, Produktivität und Kommunikation aufrechterhalten

 1) Erwartungen klären

Schicken Sie nicht einfach die Mitarbeiter ins Homeoffice. Klären Sie mit dem Team gemeinsam Erwartungen, wie die nächste Zeit organisiert wird und halten Sie wichtige Punkte fest, z.B. wie und

• welche Tools genutzt werden
• welche Meetings fest stattfinden
• was man bei plötzlich auftretenden Problemen tun kann
• wie der Informationsaustausch stattfindet
• generelle Kommunikationswege und sich gegenseitig im Team informiert halten
• wie Arbeitsergebnisse dokumentiert und geteilt werden

Schaffen Sie gemeinsam mit Ihrem Team Guidelines in Form eines Team Agreements, wie Ihr remote Team am besten zusammenarbeitet. Dort wird unter anderem vereinbart, welche Rollen und Verantwortlichkeiten es gibt, welche Informationen wie und wo geteilt und welche Tools und Kommunikationswege wofür eingesetzt werden. Wenn ein solches Team Agreement vom gesamten Team verabschiedet wird, besteht ein hohes Commitment und grundlegende Fragen sind im Vorfeld geklärt.

 

2) Team Performance und Aufgaben delegieren

„Tracken“ und kontrollieren Sie keine Stunden. Definieren Sie Performance nicht über Anwesenheit, sondern über Ergebnisse. Gerade wenn Kinder betreut werden müssen, ist eine durchgängige Anwesenheit von 9 bis 17 Uhr nicht möglich. Geben Sie Mitarbeitern die Freiheit, ihre Zeit und Arbeit neben festen Terminen wie Jour fixes selbst einzuteilen. Und sehen Sie dies als Chance, dass jeder zu seinen individuellen produktiven Zeiten arbeiten und bei weniger Ablenkung in kürzerer Zeit mehr und bessere Ergebnisse liefern kann. Delegieren Sie nicht daher nur nicht einzelne Aufgaben, sondern Verantwortlichkeiten und Erwartungen an Ergebnisse. Haben Sie Vertrauen, dass die Aufgaben termingerecht und qualitativ hochwertig erledigt werden.

 

3) Arbeitsinhalte und asynchrone und synchrone Kommunikation im Team koordinieren

Teilen Sie die Arbeit, den Workload, in klare überschaubare Aufgaben auf und definieren Sie für jede Aufgabe das gewünschte Ergebnis, die Verantwortlichkeiten und Zeitplan, damit Sie effektiv delegieren können und jeder im Team selbstorganisiert arbeiten kann. Stellen Sie alle Ressourcen bereit, damit die Aufgaben erledigt werden können. Sind zu häufige Nachfragen untereinander im Team notwendig, verlangsamt dies das komplette Team. Außerdem verursacht jede Nachrichten Störungen. Auch trauen sich zum Beginn der virtuellen Teamarbeit nicht alle Mitarbeiter digitale Kommunikationskanäle bei Fragen zu nutzen oder wissen nicht, wie Sie sich verhalten können. Sie sitzen das Problem aus oder warten auf das nächste Team-Meeting/Jour fixe, um das Problem zu lösen.

Machen Sie für alle transparent, wer gerade an was arbeitet, um Abhängigkeiten untereinander zu veranschaulichen.

Klären Sie Rollen und Verantwortlichkeiten.

Haben Sie einen guten Mix von asynchroner und synchroner Kommunikation: asynchrone Zeit ist wichtig für konzentriertes, störungsfreies Abarbeiten von Aufgaben. Synchrone Zeiten sind wichtig, um gemeinsam Ideen zu generieren und Probleme zu lösen. Wechseln sich diese beiden Kommunikationsformen jedoch zu häufig ab, macht dies das Team unproduktiv.

 

4) Feedback und Wertschätzung nicht vergessen

Geben Sie Feedback nicht nur nach Erledigung der Aufgabe, sondern auch während des Arbeitsprozesses. So bleiben Sie auf dem Laufenden, können Zwischenergebnisse besprechen, Probleme klären. Werden Sie selbst immer aktiv und fragen Sie nach, ob es Unklarheiten bei der Erledigung von Aufgaben gibt. Auf Distanz trauen sich viele Mitarbeiter nicht, bei auftretenden Problemen Sie als Führungskraft zu kontaktieren. Es besteht auch keine gemeinsame Arbeitsumgebung, um jemanden nach Lösungen ad hoc fragen zu können. Außerdem motiviert ein wertschätzendes Feedback zwischendurch die Mitarbeiter enorm.

 

5) Besonderheiten in der schriftlichen Kommunikation beachten

Zusammenarbeit im virtuellen Team besteht zu einem großen Teil aus asynchroner Kommunikation. Die schriftliche Kommunikation stellt somit die Basis für den Austausch untereinander dar. In Textnachrichten ist es dabei weitaus schwieriger, Emotionen und eine klare Intention auszudrücken.

Oft kommt es vor, dass die Erwartungen falsch oder negativ interpretiert werden und eine Antwort oder erforderliche Aktionen ausbleiben. Des Weiteren kommt in virtuellen Teams regelmäßig das „Free Rider“ Problem vor – „ein anderer macht es, keiner fühlt sich angesprochen“.

Verfassen Sie Nachrichten wie E-Mails immer mit einer klaren Zielsetzung und sprechen Sie Adressaten direkt an, ohne in den Befehlston zu verfallen.

 

6) Virtuelle Team Meetings so effizient durch, dass Commitment erzielt wird und Aufgaben erledigt werden

Vielleicht kennen Sie das folgende Szenario? Sie verwenden die richtige Technologie und Tools, um online Meetings mit dem Team durchzuführen. Die Tools sind intuitiv, die Technik ist schnell verfügbar und meistens auch nicht das Hauptproblem. Jeder ist auch im Team Meetings konzentriert dabei. Aber nach dem Meeting erfolgen nicht die besprochenen Aktionen, und Aufgaben werden nicht erledigt. Es fehlt das Engagement. Lernen Sie, virtuelle Meetings so effizient und auf eine Art und Weise so durchzuführen, aktiv zu gestalten und nachzubereiten, sodass Commitment im kompletten Team erreicht wird.

 

Checkliste für das Set-up von virtuellen Meetings

• Der Zweck wird definiert und kommuniziert.
• Erwartete Ergebnisse werden definiert.
• Der/die Moderator(en) sind identifiziert.
• Die detaillierte Agenda ist verteilt.
• Die Person für das Protokoll ist bestimmt.
• Alle zu treffenden Entscheidungen werden klar kommuniziert.
• Die Materialien werden den Teilnehmern mindestens 24 Stunden vor den Sitzungen zugesandt.
• Die Technik ist vorab getestet und es gibt einen Backup-Kanal.
• Alle Teilnehmer haben Zugang zu der Sitzungstechnik und wissen mit der Technik umzugehen.
• Technischer Support für die Mitarbeiter Ihres Teams ist vorhanden.
• Nach dem Meeting erfolgt eine gezielte Nachbereitung, um Commitment nachzuhalten.

 

7) Wichtige Hinweis mit dem Umgang von Teammeetings

Der folgende Punkt sehe ich häufig in virtuellen Teams, und ich frage mich warum, dies so oft falsch gemacht. Wenn Sie Jour fixes bzw. Team Meetings verlegen oder absagen müssen, geben Sie eine klare Begründung an. Ich habe schon oft erlebt, dass Meetings unbegründet abgesagt werden und die Mitarbeiter dann eher negative Mutmaßungen über Ereignisse anstellen und sich vom Rest vom Team abgehängt fühlen. Schicken Sie als Führungskraft, Teamleader oder Projektleiter nicht einfach einen neuen Termin. Da jeder im Team selbstorganisierter und nach seinem eigenen Zeitplan arbeitet, fragen Sie vorher nach, ob der neue Termin passt.

 

8) Einsamkeit vorbeugen und Beziehungen im Team aufbauen

Viele Mitarbeiter fühlen sich im Homeoffice einsam oder komplett abgeschnitten vom Team. Suchen Sie Möglichkeiten zur informellen persönlichen Kommunikation im gesamten Team, z.B. feste Zeiten für einen virtuellen Kaffee. Setzen Sie „Managing by walking around“ im virtuellen Raum um und „checken“ Sie regelmäßig mit Ihrem Team und jedem einzelnen Mitarbeiter, um mit allen Mitarbeitern verbunden zu bleiben. Mitarbeiter fühlen sich dadurch auch wertgeschätzt.

 

9) Nach Burn-out Ausschau halten

Die Angst, dass die Arbeit im Homeoffice nicht erledigt wird, ist unbegründet. Remote Mitarbeiter tendieren eher dazu, sich zu überarbeiten und weniger Pausen einzulegen. Wenn Mitarbeiter remote Arbeit nicht gewohnt sind, verschwinden oft die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben. Viele Mitarbeiter können nicht abschalten.

 

 Thema Tools

10) Tools

Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter mit den Tools umgehen können – auch wenn diese intuitiv in der Nutzung sein sollten

Haben Sie einen Ansprechpartner bei Problemen zur Verfügung, der bei technischen Problemen sofort erreichbar ist.

Führen Sie nicht einfach Tools ein, sondern vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern den Nutzen und die Vorteile für jeden auf Basis der verschiedenen Szenarien in der Zusammenarbeit

Stellen Sie klare Richtlinien auf, welche Tools für welche Einsatzszenarien wie verwendet werden. Die wichtigsten Szenarien in der Zusammenarbeit sind:

• Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten
• Transparenz über Aufgaben schaffen
• Virtuelle Meetings
• Informationen und Wissen in Prozessen bereitstellen
• Wissensaustausch bei Problemlösungen
• Sich im Team abstimmen und miteinander kommunizieren
• nach Experten suchen
• informelle Kommunikation gewährleisten
• firmeninterne Neuigkeiten teilen, alle auf dem Stand halten

Es gibt so viele Tools auf dem Markt. Viel hilft nicht viel. Starten Sie mit wenigen und nur den notwendigen Tools und Funktionen, um Ihre Mitarbeiter nicht zu überfordern. Diese wichtigsten Funktionen und Tools zum Start sind (ohne Anbieter zu nennen):

• Dokumentenmanagement: vermeiden Sie E-Mail-Ping-Pong von Dokumenten, bearbeiten Sie Dokumente im an einem zentralen Platz
• Taskmanagement: Überblick und Transparenz über zu erledigende Aufgaben im Team
• Chat: synchrone Problemlösung und Austausch
• Besprechungen per Video
• Teambesprechungen und private Besprechungen
• Team-Kalender
• Team-Notizbuch z.B. für Meetingprotokolle
• E-Mail
• Virtuelles Office, um in Kontakt zu bleiben

 

Thema: Eigene Produktivität

 11) Tipps für die eigene Produktivität und Selbstorganisation

Sie können die folgenden Punkte berücksichtigen, um die eigene Produktivität zu erhöhen:

• Schreiben Sie sich die drei wichtigsten Ziele morgens auf, die Sie am Tag erledigen möchten, auf und beginnen Sie mit der wichtigsten Aufgabe
• Legen Sie klare Fokuszeiten für die Erledigung von Aufgaben, um Aufgaben konzentriert zu erledigen
• Machen Sie nach jeder Fokuszeit eine kurze Pause
• Machen Sie auch eine längere Pause
• Trennen Sie strikt Aufgaben mit asynchroner und synchroner Kommunikation und besprechen Sie dies mit Ihrem Team
• Verwenden Sie Produktivitäts-Tools Tools zur Minimierung von Ablenkung und zur Stärkung der Konzentration
• Nutzen Sie neben dem Taskmanagement eine eigene To Do Liste, um Ihren persönlichen Arbeitsvorrat im Blick zu haben

 

Fazit

Die virtuelle Arbeitsumgebung ist anders als die Büroumgebung. Auch gibt es viele Besonderheiten, die Sie für eine effiziente Kommunikation im Team und Nutzung von Tools beachten sollten. Heutige war es mir wichtig, Sie auf das Wesentliche aufmerksam zu machen und dies in Ihrem Team zu überdenken. Und ich hoffe, dieser Artikel hilft Ihnen weiter.

Falls Sie Fragen, Herausforderungen oder Probleme in der Führung oder Zusammenarbeit im virtuellen Team haben, sprechen Sie mich an. Ich bin da, um Ihnen zu helfen.