Warum eine Teamvereinbarung den Grundstein für die digitale Zusammenarbeit legt

Jeder von uns hat ganz unterschiedliche Ansichten, wie Arbeit auszusehen hat oder am besten funktioniert. Und jeder von uns bevorzugt eine bestimmte Arbeitsweise. Dabei muss immer häufiger berücksichtigt werden, dass wir in hybriden Teams – ein Mix von Mitarbeitern analog im Büro und Mitarbeiter remote – agieren. Umso wichtiger wird das Entwickeln eines gemeinsamen Verständnisses, wie wir zukünftig zusammenarbeiten – vor allem dann, wenn die Mitarbeiter remote und sich nicht mehr täglich an einem Ort treffen und man nicht einfach mal schnell bei Fragen zum Kollegen gehen kann.

Viele von uns haben bereits erfahren, wie anstrengend der Austausch und die Kommunikation in einem verteilten Team sein kann, wenn eine grundsätzliche Vorgehensweise und ein Set an Basisregeln fehlen. Zu Beginn meines Workshops zum Thema vernetzt und digital Zusammenarbeiten steht die Entwicklung einer Teamvereinbarung bzw. Agreements. Wozu?

Ein Team Agreement hilft, die wichtigsten Fragestellungen und Erwartungen innerhalb des Teams für die Zusammenarbeit zu klären. Das Ziel ist es, die Kommunikation reibungslos zu gestalten, Missverständnisse zu vermeiden und den Zusammenhalt und das „Wir“-Gefühl zu stärken: wie werden Informationen geteilt, wie findet der Austausch statt und wie wissen wir voneinander, woran der andere gerade arbeitet. Daraufhin können auch Tools gezielt eingesetzt werden.

Was sollte Inhalt sein?

Zuerst sollte man die wichtigsten Themenbereiche, die zu klären sind, definieren. Ich empfehle, die folgenden Kategorien zu betrachten:

• Information, die für Projekte und Tätigkeiten benötigt werden
• Kommunikation innerhalb des Teams
• Zusammenarbeit, sodass jeder weiß, woran der andere gerade arbeitet
• Tools, die für die Teamarbeit eingesetzt werden. Dies findet sich in jeder anderen Kategorie wieder.

Die folgenden Fragestellungen sollten beantwortet werden und dabei möglichst alle oben genannten Kategorien abdecken:

• Welche Informationen müssen wir teilen und wo sind diese zu finden/gespeichert?
• Welche Antwortzeiten gibt es, wenn Ad hoc nicht möglich ist?
• Wie stellen wir sicher, dass jeder weiß, woran der andere gerade arbeitet?
• Welche Informationen benötigen wir von und über die Kollegen?
• Benötigen wir Kernarbeitszeiten?
• Wie geben wir Feedback?
• Wie gehen wir mit Konflikten um?
• Wie treffen wir Entscheidungen? Wer trifft welche Entscheidungen?
• Wie können wir auch unstrukturierte Zeit leben? („Digitale Kaffeeküche“)
• Wie messen und feiern wir Erfolg?
• Wie gestalten wir virtuelle Meetings? Für welche Anlässe berufen wir Meetings ein?
• Welche Tools benutzen wir für die verschiedenen Anforderungen?

Ein Team Agreement in einem gemeinsamen Meeting mit dem gesamten Team erarbeitet und von einem Moderator begleitet. Wird das Agreement einfach vorgelegt, wird es meistens nicht akzeptiert. Das Team wird dann eigene Wege zur Zusammenarbeit definieren und leben.

Das Meeting kann auch online durchgeführt werden, was bei verteilten digitalen Teams ja der Fall ist. Dafür sollte eine Videokonferenz Software mit Whiteboard Funktion genutzt werden (z.B. Zoom).

Nicht jeder wird mit allen erarbeiteten Punkten hundert Prozent einverstanden sein. Wie anfangs erwähnt, hat jeder von uns eigene Vorstellungen über Zusammenarbeit. Das Team Agreement schafft Konsens, jedoch sollten Kritikpunkte von Teammitgliedern festgehalten werden, um gegebenenfalls nachzusteuern. Auch drückt das Notieren Wertschätzung gegenüber den Teammitgliedern aus, die die Punkte geäußert haben, und fördert einen offenen Umgang miteinander.

Zusammenarbeit ändert sich im Laufe der Zeit. Das Team sammelt Erfahrungen in der digitalen Zusammenarbeit und weiß, was funktioniert und was nicht und welche Vorgehensweise den Arbeitsprozess und die Projektarbeit noch mehr erleichtern. Auch ist die Toollandschaft oft Änderungen unterworfen. Man lernt andere Tools kennen, probiert diese aus und stellt fest, dass diese besser geeignet sind. Deswegen sollte das Team Agreement ständig auf Aktualität hin geprüft werden.

Ich kann jedem Team, das remote oder hybrid zusammenarbeiten, nur empfehlen, ein Team Agreement und somit Basisregeln für eine bessere Zusammenarbeit aufzustellen. Meine Kunde, mit denen ich gemeinsam ein Team Agreement entwickelt habe und die dies leben, geben als Feedback, dass dies einer der wichtigsten Bausteine für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im verteilten Team ist.