Tipps, wie man für eine bessere Technologie und Tool Experience im Unternehmen sorgt

Technology Experience spielt eine zentrale Rolle für die Employee Experience.

Die Art und Weise, wie Mitarbeitende kommunizieren, zusammenarbeiten und sich vernetzen, ist von grundlegender Bedeutung für die Mitarbeitererfahrung. Und auch wie ich selbst meine Arbeit mit den vorhandenen Tools gestalten kann.

Unternehmen sollten dies sinnvoll gestalten und Tools bereitstellen, die Arbeitsplatzkultur fördern, die Produktivität steigern und Interaktion ermöglichen.

Leider sehe ich noch häufig, dass Tools weder die Prozesse noch die eigene Arbeit unterstützen. Kollaborations-Tools bleiben oft ungenutzt. Nicht die Tools sind das Problem, sondern das falsche Verständnis und Einsatz.

• Unpassende und wenig prozessorientierte Struktur des digitalen Arbeitsplatzes
• Informationen werden nicht gefunden
• Keine Nutzung der Cloud und verschiedene Versionsstände von Dokumenten
• Fehlendes Tool-Training

Dann wird oft das nächste Tool eingeführt, das dann alles verbessern soll. Nicht die Tools sind das Problem, sondern das falsche Verständnis und Einsatz. Sehr oft sind Mitarbeitenden von der Anzahl der Tools oder Kommunikationskanäle überfordert, sodass trotz vorhandener Tools dennoch alles per E-Mail kommuniziert und Dokumente verschickt werden.

Was können Unternehmen tun, um die Toolerfahrung zu verbessern?

Lerne, die Gaps zu verstehen

Der erste Schritt besteht darin, zu verstehen, was sich auf die Produktivität und Zusammenarbeit der Mitarbeiter auswirkt. Beginne die Mitarbeitenden zu fragen, ob sie über die richtigen Werkzeuge und Technologien verfügen, um in einem dezentralen hybriden Arbeitssetting produktiv zu sein. Überprüfe, ob die Struktur des digital Workplace zu den Prozessen und der Arbeitsweise des Teams passt.

Evaluiere die folgenden Punkte mit dem Team

• Wie sieht momentan die Zusammenarbeit, Kommunikation und Koordination aus und wo gibt es aktuell die meisten Probleme bzw. Verbesserungspotenziale?
• Wo kommunizieren wir wie und mit welchem Tool? Passt das zu unseren Zielen und Bedürfnissen?
• Haben wir eine gute Struktur, um Wissen und Informationen schnell zu finden und transparent zu teilen?
• Orientiert sich die Struktur an unsere Prozesse und Arbeitsweisen?
• Kommt jeder an die relevanten Informationen?
• Wo legen wir Dateien ab? Wird das Ablegen einheitlich gelebt?
• Wie gestalten wir die Kommunikation und wo brauchen wir Touchpoints und Interaktion in der digitalen Zusammenarbeit?
• Haben wir Status-Meldungen in Chat-Tools vereinbart und hält sich jeder daran?
• Kann jeder mit den Tools umgehen?
• Haben wir zu viele Tools, können wir bestehende Tools mit ihren Features besser nutzen?

Lege Guidelines für Toolnutzung und digital Kollaboration zusammen mit dem Team fest

Es geht hier nicht darum, große Regelwerke aufzustellen. Es hat sich jedoch bewährt, einige Regeln für die Kommunikation und Nutzung von Tools mit deren Features aufzustellen. Das schafft eine gemeinsame Erwartungshaltung und gibt eine Orientierung zum digitalen Arbeiten, was zur Mitarbeiterzufriedenheit enorm beiträgt.