20
Jan

5 Empfehlungen für das Gelingen eines Enterprise Social Network und Social Collaboration Tools

Immer mehr Unternehmen beschäftigen sich mit der Frage, wie Sie die Arbeitsplätze um moderne Tools zum Austausch untereinander ergänzen können. In mir bekannten Unternehmen, die Social Collaboration Tools für die interne Vernetzung erfolgreich einsetzen, sagen die Mitarbeiter, dass sie Kollegen mit relevantem Fachwissen und die richtigen Experten weitaus besser finden. Besonders bemerkenswert ist, dass Experten gefunden werden, indem Gespräche in sozialen Netzwerken mitverfolgen werden. Außerdem wurde die Zusammenarbeit der Mitarbeiter und den Wissensaustausch über Abteilungsgrenzen hinweg gefördert.

Letztlich soll die Mitarbeiter mit dem Einsatz dieser Tools dabei unterstützt werden, schnellere Entscheidungen zu treffen, innovativere Ideen für Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln, Wissen auszutauschen, Doppelarbeit zu vermeiden und ihre Arbeit flexibler zu gestalten.

In den letzten zwei Jahrzehnten haben Unternehmen einige dieser Vorteile über Wissensmanagement-Datenbanken gesucht, allerdings mit begrenztem Erfolg. Das liegt daran, dass die Bestimmung, wer über Fachwissen verfügt, und das Verstehen des Kontextes, in dem es entstanden ist, wichtige Bestandteile des Wissensaustauschs sind. Datenbanken bieten diese Art von Informationen und Verbindungen nicht. Die Netzwerke, die über Social Collaboration Tools entstehen, dahingegen schon.

In anderen Unternehmen werden die Tools kaum genutzt. Hier stelle ich immer wieder fest, dass diese Unternehmen wiederholend dieselben Fehler machen, wenn Sie Social Collaboration Tools einführen. Deswegen beschreibe ich folgenden die fünf wichtigsten Empfehlungen für das Gelingen eines Social Enterprise Networks und Social Collaboration Tools.

 

Empfehlung 1: Definieren Sie den Zweck

Viele Geschäftsführer, die ich gefragt habe, warum Sie Social Collaboration Tools einsetzen wollen, antworteten mit dem Argument,

„Andere Unternehmen machen das also versuchen wir dies auch“ oder „Man braucht das um ein attraktiver Arbeitgeber zu sein und junge Talente anzuziehen“. Wenige der Begründungen basierten auf einem soliden Business Case.

Führungskräfte nehmen an, dass durch die Bereitstellung solcher Tools die Organisation automatisch schlauer und sozialer wird. Und viele Führungskräfte setzen dabei auf die jüngeren Mitarbeiter, dass sie in der Organisation mit gutem Beispiel vorangehen und erwarten, dass sie Pionierarbeit bei der Nutzung sozialer Instrumente leisten, da sie diese im privaten Umfeld wie selbstverständlich nutzen. Nur driften privater Einsatz und geschäftliche Nutzung bei der Motivation zur Nutzung solcher Tools weit auseinander. Wenn man sich provat mit Freunden verbindet, heißt das nicht automatisch, dass man dies bei der Arbeit mit Kollegen tut.

Die meisten Mitarbeiter wissen nicht genau, warum sie interne soziale Instrumente einsetzen sollen. Dies kann dazu führen, dass Menschen vor ihnen zurückschrecken – oder, ohne es zu merken, sie auf eine Art und Weise nutzen, die die Leistung eher untergräbt als verbessert. Aus meiner Erfahrung müssen die Mitarbeiter den Wert und den Nutzen selbst erkennen, damit der Change gelingt.

 

Empfehlung 2: Lassen Sie persönliche Interessen und informelle Kommunikation zu

Die meisten Unternehmen grenzen die Tools nur für die Kommunikation von Arbeitsinhalten ein, persönliche Kommunikation wird komplett ausgeschlossen und als Zeitverschwendung deklariert. Führungskräfte machen sich dann über Produktivitätsverlust Sorgen.

Viele Unternehmen setzen hier strikte Guidelines auf und verbieten den privaten Austausch. Sie vergessen jedoch dabei, wie Vernetzung von Menschen funktioniert. Menschen bauen Beziehungen zu anderen Menschen über gemeinsame Interessen auf, privat meistens über dieselben Hobbies. Es ist schwer, ein Gespräch mit jemandem anzufangen, den man nicht gut kennt. Es ist noch schwieriger, diese Person um Hilfe oder einen Gefallen zu bitten. Die Mitarbeiter fühlen sich für einen solchen Austausch besser gerüstet, wenn sie persönliche Einsichten über andere Mitarbeiter gewonnen haben, indem sie ihnen folgen und dabei zusehen, wie sie über interne soziale Netzwerke kommunizieren. So schaffen Menschen unerwartet fruchtbare Verbindungen innerhalb der Organisation. Gemeinsame offene Interessengruppen haben eine enorme Wirkung auf das Gelingen eines Enterprise Social Networks.

Ermutigen Sie Menschen dazu, sich auch anderen Mitarbeitern, die sie nicht kennen, zu folgen, anstatt sich nur auf diejenigen zu konzentrieren, die sie bereits kennen und mit denen sie bereits offline sprechen. Neben dem Knüpfen von Verbindungen und Motivation zur Nutzung sozialer Tools kann es in Zukunft bei auftretenden Problemen nützlich sein, sich an scheinbar jetzt irrelevante Details über Kollegen später zu erinnern und daran an anknüpfen. Und jede Information trägt zu einem vollständigen, lebendigen Bild der Organisation bei.

 

Empfehlung 3: Erkennen Sie indirektes Lernen an

Menschen verbringen viel mehr Zeit als „Beobachter“ in sozialen Netzwerken als selbst Inhalte zu produzieren – das heißt Beiträge schreiben, Informationen austauschen oder Dokumente erstellen. Menschen können im Enterprise Social Network zwei Arten von Wissen erwerben: direktes Wissen und Metawissen.

Mitarbeiter sammeln direktes Wissen, wenn sie die Kommunikation anderer zur Problemlösung beobachten. Wenn die Mitarbeiter vor Ort arbeiten, geschieht dies Flurgesprächen und in der Kaffeeküche. Über den Austausch im Enterprise Social Network erhalten die Mitarbeiter auch unerwartet nützliche Informationen. Mitarbeiter, die sich Metakenntnisse aneignen, lernen nicht, etwas zu tun, sondern sie lernen, wer das nötige Fachwissen hat oder wer jemanden kennt, der es hat. Das Lernen geschieht hier indirekt und dies wird oft nicht erkannt.

 

Empfehlung 4: Fokus behalten und Informationsüberflutung vermeiden

Die Kommunikation und das Verhalten der Mitarbeiter wird im Social Network deutlich sichtbar, was die Zusammenarbeit erleichtern kann. Aber nicht alles, was sichtbar ist, ist wichtig oder nützlich. Manchmal führen soziale Inhalte dazu, dass Menschen sich auf die falschen Informationen konzentrieren und auf diese reagieren. Oft wird angenommen, dass das, was am meisten sichtbar ist – also die, die am Lautesten schreien, auch das Wichtigste ist. Dies ist ein Trugschluss. Stillere introvertierte Mitarbeiter mit enormem Fachwissen werden oft übersehen oder nicht gehört. Solche Mitarbeiter benötigen andere Rahmenbedingungen und haben andere Beweggründe, Social Collaboration Tools zu nutzen und ihre Arbeit und Ideen sichtbar zu machen.

Ein Enterprise Social Network bringt den größten Nutzen, wenn Mitarbeiter mit Ideen und Erkenntnissen von anderen Mitarbeitern aus dem gesamten Unternehmen konfrontiert werden – insbesondere von den Mitarbeitern, denen sie normalerweise nicht begegnen würden. Dies kann leicht zur Informationsüberflutung führen, denn die nicht jede Information hat direkt etwas mit der eigenen Tätigkeit oder Rolle im Unternehmen zu tun. Die Herausforderung besteht darin die Aufmerksamkeit auf das Wichtige zu behalten. Aus diesem Grund neigen Unternehmen dazu, Enterprise Social Networks  nur innerhalb von Abteilungen einzusetzen. Dies widerspricht aber dem Gedanken des abteilungsübergreifenden vernetzten Arbeitens und dem Ausschöpfen des vollen Potentials von Social Collaboration Tools. Hier benötigen Unternehmen konkrete Gestaltungsansätze.

 

Empfehlung 5: Vorbildfunktion ausspielen

Wenn Führungskräfte im Enterprise Social Network nicht präsent und aktiv sind, werden es auch die Mitarbeiter nicht sein. Und wenn Führungskräfte es nur für formelle Ankündigungen und Unternehmensnews verwenden, werden die Mitarbeiter die Tools als ein weiteres Instrument für das Management betrachten, um Informationen zu verbreiten, und nicht als eine Möglichkeit für sie, miteinander zu kommunizieren.

Wie bei jeder Initiative, die einen kulturellen Wandel erfordert, müssen Führungskräfte das Verhalten modellieren, das sie sich wünschen. Wenn sie eine gute Idee bemerken oder sehen, dass Mitarbeiter sich engagieren, sollten sie auch öffentlich positives Feedback über „Likes“ oder Kommentare geben. So werden auch andere Mitarbeiter motiviert, im Enterprise Social Network aktiv zu werden.

 

Fazit

Ein Enterprise Social Network und Social Collaboration Tools in einem Unternehmen einzuführen, mag auf dem ersten Blick einfach aussehen. Man nimmt an, dass einfach nur die richtige Technologie und Tools ausgewählt werden müssen. Darüber hinaus wird angenommen, dass die Mitarbeiter Erfahrung im Umgang mit Social Media in ihrem persönlichen Leben haben und sie daher solche Tools auch in einem Unternehmensumfeld adaptieren können. Beide Annahmen sind ein Trugschluss.

Die Realität ist viel komplizierter: Um die Vorteile von solchen Tools zu erreichen, müssen die üblichen Fallen zu vermeiden und Strategien entwickeln, die in diesem Artikel beschrieben worden sind. Dann erst können sich die Mitarbeiter stärker im Unternehmen engagieren, ihre Fähigkeiten und ihr Wissen besser kommunizieren und teilen sowie effektiver zusammenarbeiten.

 

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