6 Tipps für mehr Achtsamkeit im Umgang mit Technologie und Informationen
Technologie verschafft uns viele neue Möglichkeiten. Die Voraussetzung ist, dass wir diese richtig nutzen. Viele Menschen verspüren jedoch den Druck, ständig erreichbar zu sein. Und viele fühlen sich durch die Fülle an Informationen überfordert, das Relevante herauszufiltern. Dies zusammen führt zu einem Verlust der Konzentration und den Fokus auf die eigentliche Arbeit, was wiederum zu Aufschieberitis, Unruhe, Zeitdruck und Stress hervorruft.
Mitarbeiter müssen nicht nur die Anwendung von Tools und Technologie in ihrer Arbeit, sondern auch den bewussten Umgang mit diesen Tools und den verfügbaren Informationen lernen.
Die folgenden Tipps, die ich auch selbst immer anwende, sollen den Fokus aufrechtzuerhalten und ein Stück produktiver zu werden.
1) Ziele formulieren und Klarheit schaffen
Zuerst ist es wichtig, selbst für sich Klarheit zu erlangen:
Was sind meine Ziele? Was möchte ich erreichen? Dann kann ich selbst entscheiden, welche Informationen oder Experten dazu beitragen.
Als sollte man sich selbst immer fragen: passen mein Informationskonsum und mein Umgang mit Medien zu meinen geschäftlichen und persönlichen Zielen?
Wenn die eigenen Ziele klar sind, dann kann jeder auch bestimmen, wie er selbst in den sozialen Medien oder im Enterprise Social Network gesehen werden will – eher als Selbstdarsteller, der auf sich und seine Person fokussiert ist, oder als Experte, der anderen hilft, ihre Ziele zu erreichen. Dies hat direkten Einfluss auf das Verhalten in den Communities und das Teilen von Inhalten.
Welche Gruppen/Communities helfen mir, in welchen Communities kann ich einen Beitrag leisten? Auf das, worauf man sich fokussiert, bekommt man zurück. Folgt man also positiv denkenden und beitragenden Menschen, erhält man selbst Positives zurück. Folgt man Selbstdarsteller und Menschen, die eine negative Sprache und Wörter verwenden, alles schlechtreden, bekommt man Negatives zurück, was noch mehr Stress verursacht. Wir können äußere Umstände – etwa negative Nachrichten – nicht ändern, aber den Einfluss auf uns gestalten. Jeder hat hier eine eigene Verantwortung.
2) Bewusst online gehen
Jedes Mal, wenn wir online gehen – sei es in Social Media oder im internen Enterprise Social Network bzw. anderen Tools, sollte dies mit einer klaren Absicht erfolgen:
- einen eigenen Beitrag posten
- einen gesehenen Beitrag teilen
- Informationen von Personen und Experten, denen ich folge, zu erlangen
- Recherche für eine Problemlösung
Es geht darum, Mehrwert zu stiften und nicht einfach zu konsumieren. Dabei sollte ständig Folgendes hinterfragt werden: Was ist für andere hilfreich um deren Ziele zu erreichen? Was muss oder will ich unbedingt teilen, was behalte ich für mich?
3) Informationskanäle fokussiert halten
Man muss nicht jedem folgen und alles konsumieren oder wissen. Sortieren Sie bewusst aus: Abos von Newslettern, Apps auf dem Smartphone. Seien Sie nur in Communities und folgen Sie nur Experten, die Sie voranbringen und die Ihnen guttun. Für alles andere sollten Sie den Mut haben, zu löschen. Wenn Sie den richtigen Experten folgen, übernehmen diese für Sie die Aufgabe, die relevanten Informationen vorzufiltern.
4) Zeiten für E-Mails einräumen
Dieser Punkt ist für die meisten Menschen am schwierigsten: nicht dauernd die E-Mails abzurufen. Man hat den Druck ständig sofort antworten zu müssen und sieht dies teilweise auch als guten Ton und Servicegedanken an. Fakt ist, dass das Abrufen von E-Mails der Ablenkungsfaktor Nummer eins ist. Unternehmen sollten dies berücksichtigen und die Mitarbeiter entscheiden lassen, auch mal einen Zeitraum das E-Mail-Programm auszuschalten. Dringende Angelegenheiten gehören auch in keine E-Mail, hier greift man am besten zum Telefonhörer.
5) Online-Recherche und offline Arbeiten strikt trennen
Identifizieren Sie die wichtigste Aufgabe des Tages und erledigen Sie diese sofort als erstes morgens – bevor Sie die Social-Media-Kanäle, das Enterprise Social Network oder E-Mails checken. Dies gibt ein gutes Gefühl und motiviert für den Rest des Tages.
Größere Aufgabe werden am besten in kleine Häppchen strukturiert.
Der Fokus sollte immer auf einer Aufgabe liegen. Eine Aufgabe sollte beendet werden, bevor mit der nächsten Aufgabe begonnen wird. Schalten Sie auch Benachrichtigungen von Tools und Social Media für die Zeit, in der Sie an einer Aufgabe arbeiten, konsequent aus und verschieben Sie das Antworten auf einen späteren Zeitpunkt. Tipp: Online-Recherche und Austausch in Communities zur Problemlösung sollten strikt von offline Arbeiten getrennt werden.
Nutzen Sie Techniken für produktives Arbeiten wie Getting Things Done David Allen oder Pomodoro. Tools sind hier eine sehr große Hilfe. Für meine To-Do-Listen verwende ich selbst sehr gerne das Tool Todoist.
6) Morgenroutine etablieren
Das Etablieren einer Morgenroutine hat auf den ersten Blick erst mal nichts mit online und Tools zu tun. Eine Morgenroutine hilft jedoch ungemein, den Fokus auf den Tag zu setzen. Wie Sie diese gestalten, ist, Ihnen überlasen. Das Checken von E-Mails oder Social Media Kanälen sollte aber nicht als Erstes erfolgen.
Tipp: Definieren Sie drei Aufgaben, die an dem Tag unbedingt erledigt sein müssen. Reflektieren Sie am Abend den Erfolg, was Ihnen beim Erledigen bei der Aufgabe geholfen oder was Sie am Erledigen gehindert hat. Identifizieren Sie dann unnötigen Informationskonsum und werden Sie jeden Tag ein bisschen besser, den Konsum auf Ihre Ziele und Aufgaben zu optimieren.
Fazit
Social Media oder ein Enterprise Social Network sind nicht die Ursache von Ablenkung oder Konzentrationsverlust. Mitarbeiter müssen den bewussten Umgang mit Informationen lernen. Dann bringen Communities und soziale Informationskanäle einen deutlichen Mehrwert für die eigene Arbeit.