7 Tipps für eine bessere Kommunikation im virtuellen Team

Wir stehen derzeit vor einem riesigen Trend und einem Paradigmenwechsel in den Unternehmen. Flexible Arbeit und remote bzw. hybride Teams werden selbstverständlicher. Wenn man Manager und Mitarbeiter fragt, was die größte Herausforderung bei der Arbeit in einem virtuellen Team ist, steht die Sicherstellung einer guten Kommunikation meist an erster Stelle. Selbst in den Unternehmen, in denen es aufgrund der Abläufe bereits üblich war, in verteilten Teams zu arbeiten, sehen wir oft Kommunikationsdefizite.

Im Allgemeinen ist die Kommunikation innerhalb eines Teams für uns so selbstverständlich, dass wir in der Regel nicht darauf achten, wie wir kommunizieren. Und wir neigen dazu, gängige Kommunikationsgewohnheiten auf andere Arbeitssituationen zu übertragen – von der Büroumgebung auf ein virtuelles Team. Wir beginnen oft, die Art und Weise, wie wir kommunizieren, zu reflektieren, wenn alles zusammenbricht. Viele Manager glauben, dass die Einführung einiger Kollaborationstools ausreicht, um eine gute Zusammenarbeit und Kommunikation in einem virtuellen Team zu gewährleisten. Dies ist ein weitverbreiteter Irrtum.

 

Was passiert in virtuellen Teams? 

Ein gemeinsamer Kontext – wie die gleiche Büroumgebung – erleichtert es den Teammitgliedern, Botschaften richtig zu interpretieren und zu verstehen. Virtuelle Teams arbeiten an verschiedenen Orten und oft zu verschiedenen Zeiten, sodass jedes Teammitglied einen anderen Kontext hat. Dies verursacht folgende Probleme:

• Nachrichten könnten unterschiedlich interpretiert werden
• wenig bis keine Rückmeldung zu einer gesendeten Nachricht: ob eine Nachricht gelesen wurde und, wenn ja, ob der Empfänger sie so verstanden hat, wie sie gemeint war, und wie der Empfänger auf diese Nachricht reagiert

Missverständnisse entstehen schnell, da die nonverbalen Informationen in einem virtuellen Team verloren gehen und jeder die Botschaft auf andere Art interpretieren kann.

Die folgenden Tipps werden Ihrem virtuellen Team helfen, effizienter zu kommunizieren.

 

Tipp 1: Kontext aufbauen – alles an einem Ort klar und strukturiert zur Verfügung stellen 

Kommunikation braucht Kontext, Struktur und Klarheit, um eindeutig verstanden zu werden. Daher wird empfohlen, für jedes Projekt oder Arbeitsfeld einen eigenen Rahmen/Arbeitsbereich vorzusehen und alle wichtigen und erforderlichen Informationen an einem Ort zu haben (To-Do-Listen, Chats/Kanäle/Diskussionen, Dokumente, Nachrichten usw.). So ist die gesamte Historie an einem Ort verfügbar und verlinkt.

Wenn die Kommunikation hauptsächlich über E-Mail stattfindet, ist es sehr wahrscheinlich, dass es zu Missverständnissen kommt. Insbesondere wenn sich verschiedene Personen auf der Mailingliste befinden, ist oft unklar, wer tatsächlich verantwortlich ist. Die Folge: Wir kommunizieren zwei- oder dreimal, rufen an, chatten, schreiben eine zweite oder dritte E-Mail. Lange E-Mail-Historien weisen immer auf eine unklare Kommunikation hin.

Teilen Sie E-Mails für alle an einem Ort. Eine E-Mail kann zum Beispiel an den entsprechenden Kanal von Microsoft Teams gesendet werden. Auf diese Weise stehen die E-Mail und ihre Anhänge allen zur Verfügung und können in einem zentralen Arbeitsbereich weiterbearbeitet werden – E-Mail-Ping-Pong“ ist nicht mehr notwendig. Dokumente sollten gar nicht erst per E-Mail verschickt werden, sondern in den entsprechenden Cloud Storage hochgeladen werden. Überdenken Sie die Benachrichtigungseinstellungen für die neuesten Änderungen und Neuigkeiten in Ihrem digitalen Arbeitsbereich. Definieren Sie genau, was dringend und wichtig ist, und erhalten Sie nur für solche Themen E-Mail-Benachrichtigungen – sonst haben Sie vielleicht die E-Mail-Flut eingedämmt, aber Sie haben eine Flut von Benachrichtigungen gestartet.

Ganz gleich, welchen Kommunikationskanal Sie nutzen: Es ist wichtig, dass jede Form der Kommunikation die drei Ws enthält: Wer macht was bis wann.

 

Tipp 2: Prioritäten richtig setzen 

Es ist auch wichtig, die Prioritäten klar zu kommunizieren und sicherzustellen, dass jeder sie versteht: Welche Themen und Aufgaben sind am relevantesten? Jeder im Team sollte in der Lage sein, zu entscheiden und zu beurteilen: Was ist wichtig und muss sofort umgesetzt werden? Was ist unwichtig? Und was kann wichtig, aber nicht dringend sein? Nur so können sich die Mitarbeiter davor schützen, sich in der Informationsflut zu verlieren und ihre Ziele aus den Augen zu verlieren.

 

Tipp 3: Geeignete Kommunikationskanäle auswählen 

In virtuellen Teams ist es entscheidend, die geeigneten Kommunikationskanäle zu wählen. E-Mail ist immer noch das am meisten verwendete Kommunikationsmittel. Aber sie ist nicht immer die richtige Wahl. Vor allem nicht in schwierigen Situationen oder Konflikten – aber viele Menschen ziehen es vor, in solchen Situationen E-Mails zu schreiben, statt einen persönlichen Kontakt herzustellen. Wichtige Gespräche sollten auch nicht in Chatrooms stattfinden. Der Chat sollte dazu dienen, Probleme ad hoc zu lösen, Fragen zu stellen und gemeinsam eine Lösung zu entwickeln. Jedes virtuelle Team sollte Regeln aufstellen, welcher Kommunikationskanal sinnvoll ist und in welchen Szenarien in der Zusammenarbeit eingesetzt wird.

 

Tipp 4: Webcam einschalten 

Wir reagieren unbewusst auf viele kleine Signale, wie Mimik und Gestik. Diese sind entscheidend, um den Standpunkt des anderen zu verstehen. Aber diese Signale können in einem Gespräch kaum wahrgenommen werden, wenn wir uns nicht sehen. Deshalb wird ein virtuelles Treffen erheblich an Mehrwert gewinnen, wenn jeder die Webcam einschaltet.

 

Tipp 5: Kennen Sie die Vor- und Nachteile von asynchroner und synchroner Kommunikation 

Wenn jeder nach seinem individuellen Zeitplan und seinen persönlichen Produktionszeiten arbeiten kann, steigt die Produktivität im gesamten Team.  Erwarten Sie nicht, dass jeder den ganzen Tag ein offenes Chat-Fenster hat. Der Chat wird ad hoc benutzt, wenn die andere Person verfügbar ist. Verwenden Sie also den Verfügbarkeits- und Abwesenheitsindikator und nehmen Sie ihn ernst, um Ablenkung zu vermeiden. Erwarten Sie nicht immer eine sofortige Reaktion. Lassen Sie die andere Person wissen, wenn Sie eine Rückmeldung brauchen – nicht alles, was wichtig ist, ist dringend. Dann kann jeder in Ruhe nach seinem eigenen Zeitplan arbeiten.

 

Tipp 6: Berichten Sie über das, was Sie gearbeitet haben.  

Weder die stille Arbeit allein noch das andere Extrem, ständig alles und jeden Vorfall zu teilen, macht das ganze Team produktiv. Die Ergebnisse sollten in regelmäßigen Abständen sinnvoll und strukturiert zusammengefasst und dem gesamten Team mitgeteilt werden. Die Erfahrung zeigt, dass eine solche Dokumentation eher als Belastung empfunden wird. Deshalb sollten Sie zu diesem Zweck Vorlagen erstellen, um die Dokumentation von Arbeitsergebnissen zu erleichtern und zu standardisieren.

 

Tipp 7: Schaffen Sie Raum für informelle Kommunikation 

Für ein gut funktionierendes virtuelles Team ist es besonders wichtig, dass genügend Zeit für die informelle Kommunikation eingeräumt wird. Geschieht dies nicht, besteht die Gefahr, dass das Vertrauensverhältnis zwischen den Teammitgliedern verloren geht, was sich negativ auf das Vertrauen untereinander auswirkt. Zu diesem Zweck können per Webkonferenz feste Besprechungen für einen virtuellen Kaffee während der Woche vereinbart werden. Oder bei virtuellen Besprechungen können die ersten 10 Minuten damit verbracht werden, informelle Dinge zu besprechen, bevor zur Tagesordnung der Sitzung übergegangen wird. Informelle Kommunikation ist eine Notwendigkeit für den Aufbau zwischenmenschlicher Beziehungen. Und gute Beziehungen untereinander sind eine Voraussetzung für gute Kommunikation und Zusammenarbeit.

 

Fazit 

Mitarbeiter, die in einem virtuellen Team arbeiten, sollten immer auf drei Kernfaktoren achten: strukturierte Kommunikation, Definition von Dringlichkeitsstufen und klare Angabe, welche Aufgaben tatsächlich erforderlich sind. Neben den richtigen Kommunikationskanälen ist es auch wichtig, die entsprechenden Fähigkeiten wie Medienkompetenz bei den Mitarbeitern zu entwickeln.

Und trotz aller Technik: Nichts ersetzt die persönliche Kommunikation. Wer sich kennt, weiß, wie sein Gegenüber handelt und denkt. So werden Botschaften viel besser interpretieren. Deshalb spielen persönliche Begegnungen, insbesondere zu Beginn einer neuen Arbeitsbeziehung, eine wichtige Rolle bei der Vertrauensbildung. Sie reduzieren zukünftige Missverständnisse erheblich. Wenn Sie aus finanziellen oder zeitlichen Gründen nicht reisen können, organisieren Sie zumindest ein virtuelles Kick-off-Meeting per Videokonferenz.