9 Best Practices, wie Kontrollverlust im remote Team vermeiden und die Produktivität steigern
Remote und hybride Teams bringen viele neue Chancen für Unternehmen. Aber viele fühlen sich wie Lost in Space oder auf einer einsamen Insel. Viele Führungskräfte verspüren Kontrollverlust und haben Angst, dass die Produktivität sinkt und sie nicht gegensteuern können, wenn sie ihre Mitarbeiter weniger oder gar nicht sehen. Es wird oft angenommen, dass der Einsatz von Tools ausreicht, damit ein remote Team produktiv zusammenarbeiten kann. Die richtigen Tools sind wichtig. Die Führung eines remote Teams stellt aber völlig neue Anforderungen an alle, die weit über den Einsatz von Tools hinaus gehen.
Der folgende Artikel geht kurz auf die wichtigsten Aufgaben für das Management eines produktiven remote Teams ein.
1) Setzen Sie klare Ziele
Das Team muss die Ziele des Unternehmens kennen und einen definierten Plan zur Erreichung dieser Ziele haben. Jeder sollte wissen, wie er zu den Unternehmenszielen beitragen kann. Das ist nichts Neues. Auch in einem Team onsite sind klare Ziele für die Orientierung jedes Einzelnen im Team unerlässlich. Nur in einem virtuellen Team sollten Ziele in einer Art und Weise zusammen mit dem Team definiert werden, dass eine klare Verbindlichkeit entsteht und die Teammitglieder miteinander interagieren müssen, um ihre persönlichen Ziele zu erreichen. So werden eine bessere Kommunikation und Abstimmung geschaffen und vermieden, dass jeder als Einzelkämpfer isoliert für sich arbeitet.
Als Führungskraft ist es wichtig, die Ziele Ihres Unternehmens zu kennen und zu verstehen, wo Ihr Team ins Bild passt. Diese Informationen sollten Sie effektiv an Ihr Team weitergeben und vermitteln können.
Priorisieren Sie die Arbeit – Das Team wird oft an mehreren Projekten arbeiten, mit Menschen in verschiedenen Zeitzonen, zur gleichen Zeit. Sie sollten in der Lage sein, herauszufinden, welches Projekt wichtiger ist als das andere und wie die Aufgaben priorisiert werden. Arbeitstransparenz erleichtert die Arbeit und Orientierung im remote Team. Die Mitarbeiter sollten den Überblick über ihre Aufgaben und auch die gesamten Teams behalten können. Und sie als Führungskraft sollten den Fortschritt im Blick behalten – ohne Mikromanagement zu betreiben.
2) Definieren Sie Rollen, Verantwortlichkeiten und Strukturen
Flexible Arbeitszeiten und mehr Autonomie bedeuten nicht, dass die Arbeit strukturlos wird. Struktur und Guidelines sind für Remote-Teams absolut notwendig. Klare Rollen und Verantwortlichkeiten und Transparenz darüber, wer über was Entscheidungen trifft und wer wann informiert werden muss. Jeder sollte genau seine Verantwortlichkeiten kennen. Hier gibt es bewährte Methoden, um genau dies im Team zu schaffen und aufrechtzuerhalten.
Erstellen Sie zum Beispiel eine Mindmap der Fähigkeiten, die Sie benötigen, um Ziele und Aufgaben zu erreichen und klären Sie, welche Mitarbeiter welche Rolle übernehmen können. So fokussieren Sie sich auch bewusst auf die Stärken jedes Einzelnen.
3) Checken Sie die Performance
Sie als Führungskraft sollten stets den Überblick über allem zu behalten, ohne ins Mikromanagement zu verfallen. Mikromanagement zerstört das Vertrauen, die Autonomie und das Engagement. Dies ist aber die fundamentale Basis für ein produktives remote Team.
„Tracken“ Sie keine Stunden. Am Ende des Tages spielt es keine Rolle, ob Ihr Teammitglied den Tag um 6.00 oder 12.00 Uhr beginnt oder gleichbleibende 8 Stunden/Tag einlegt oder sich für einen abwechslungsreichen Zeitplan entscheidet. Falls es für Kundenabrechnung oder gesetzlich notwendig ist, Stunden einzutragen, sollten die Mitarbeiter dies in einem Projektmanagement-Tool selbst und eigenverantwortlich tun. Konzentrieren Sie sich auf die Ergebnisse. Behalten Sie im Auge, ob die Aufgaben termingerecht und qualitativ hochwertig erledigt und nicht wann diese ausgeführt werden. Dazu sind klare Kriterien für eine gute Performance notwendig. Dies variiert von Aufgabe und Rolle im Team.
4) Schaffen Sie gemeinsam mit Ihrem Team Werte und Sinn
Teamkultur ist implizit. In einer gemeinsamen Arbeitsumgebung passiert dies stillschweigend. Ich bin überzeugt, dass in einem remote Team Kultur und Werte bewusst miteinander besprochen werden sollten. Virtuelle Teams ohne gemeinsame Arbeitsumgebung müssen Kultur, Sinn und Werte explizieren.
Typische Fragen sind: Was soll das Team Ihrer Meinung nach erreichen? Wie trägt das Team zu den Unternehmenszielen bei? Wie trägt jeder einzelne bei? Wie werden Teamerfolg gemessen und die individuelle Leistung bewerten?
Das Team sollte die Werte, für das es steht, gemeinsam festlegen und auch die oben genannten Fragen gemeinsam beantworten. Letztendlich sind dies Schlüsselprinzipien, nach dem das Team sein eigenes Verhalten beurteilen kann, auch wenn es sich wie auf einer einsamen Insel fühlt.
5) Nutzen Sie die richtigen Tools für die verschiedenen Kommunikationsanlässe
Wählen Sie die richtigen Tools für die Kommunikation von Remote-Teams und berücksichtigen dabei asynchrone und synchrone Kommunikation. Reduzieren Sie nach und nach E-Mails, denn diese sind nachweislich der größte Poduktivitäts-Störer schlechthin. Verlassen Sie die E-Mail und betreten Sie die mutige, neue Welt der Echtzeitkommunikation. Diese Kommunikationsform spart in bestimmten Fällen viel mehr Zeit.
Auch wenn Tools zur Verfügung stehen, heißt dies nicht, dass Kommunikation miteinander stattfindet. Jedes Mitglied Ihres Teams muss bereit sein, Anrufe, Texte, E-Mails oder Direktnachrichten regelmäßig zu beantworten. Es sollte transparent sein, wer wie und wann verfügbar ist – besonders bei unterschiedlichen Zeitzonen ist dies wichtig.
Sorgen Sie für eine klare, präzise und zielgerichtete Kommunikation. Denken Sie immer nach, bevor Sie etwas senden und überlegen Sie, wie eine Information vom anderen aufgenommen werden kann. Reiner Text kann unterschiedlich interpretiert werden. Und dies kommt nicht nur in interkulturellen Teams vor.
6) Legen Sie zusammen mit Ihrem Team Richtlinien für Kommunikation und Zusammenarbeit in einem Team Agreement
Schaffen Sie gemeinsam mit Ihrem Team Guidelines in Form eines Team Agreements, wie Ihr remote Team am besten zusammenarbeitet. Dort wird unter anderem vereinbart, welche Rollen und Verantwortlichkeiten es gibt, welche Informationen wie und wo geteilt werden, welche Tools und Kommunikationswege wofür eingesetzt werden und wie über verschiedene Zeitzonen hinweg die Zusammenarbeit gestaltet wird. Wenn ein solches Team Agreement vom gesamten Team verabschiedet wird, besteht ein hohes Commitment und grundlegende Fragen sind im Vorfeld geklärt.
7) Checken Sie regelmäßig mit Ihrem Team ein
Die Einbindung von Remote-Mitarbeitern ist eine Herausforderung für alle Remote-Teammanager. Wenn Mitarbeiter nicht physisch in einem Büro anwesend sind, ist es leicht für sie, sich vom täglichen „Geschehen“ des Unternehmens abgeschnitten zu fühlen. Dies schadet nicht nur der Produktivität. Es schafft ein Gefühl von Isolation. Als Führungskraft liegt es in Ihrer Verantwortung, Ihr Team zu engagieren und der Isolation vorzubeugen. Gallup-Forschungen haben ergeben, dass enge Freundschaften am Arbeitsplatz das Engagement fördern können. Für remote Mitarbeiter sind diese Beziehungen nicht nur kritischer, sondern auch schwieriger aufzubauen.
Das richtige Geben von Feedback ist ein integraler Bestandteil jeder guten Teamarbeit – egal ob onsite oder remote. Im virtuellen Team jedoch nimmt das Feedback einen besonderen Stellenwert ein. Es gleicht aus, was wir in remote Team im Gegensatz zum Büro an der persönlichen menschlichen Interaktion verlieren. Regelmäßige Rückmeldungen tragen dazu bei, die Produktivität, die Arbeitsqualität und das Engagement zu steigern. Als Führungskraft sollten Sie regelmäßig einen „Check-in“ durchführen, das heißt wöchentliche Calls mit jedem Mitarbeiter. Dies dient nicht nur dem Feedbackgeben, sondern der Kontakt mit Mitarbeitern ist wichtig. Im Büro geschieht dies selbstverständlich. Im remote Team wird dies oft vergessen. Hier wird sich zu sehr auf Projektmeetings und Jour fixes beschränkt. Mit regelmäßiger Interaktion bauen Sie Vertrauen auf und können heraushören, was gut oder schlecht läuft. Und der Mitarbeiter fühlt sich wahrgenommen, einbezogen und weniger isoliert. Remote-Mitarbeiter wünschen sich die gleiche Aufmerksamkeit wie alle anderen Mitarbeiter im Büro, daher ist es wichtig, regelmäßige Check-ins zu organisieren und zu planen.
8) Halten Sie Ausschau nach Burn-out
Eine häufige Angst vor neuen Remote-Managern ist, dass es den Mitarbeitern an Engagement fehlt. In der Realität ist oft das Gegenteil der Fall. Da die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit schwinden, arbeiten Mitarbeiter in remote Teams oft mehr und sind oft nicht in der Lage oder nicht bereit, mit der Arbeit aufzuhören. Dies ist ein Rezept für Burn-out.
Überstunden als Remote-Mitarbeiter können leicht zur Gewohnheit werden. Nach einiger Zeit kann dieses Verhalten zu Burn-out und potenziellen Problemen mit der Arbeitsqualität und der allgemeinen Gesundheit führen.
Es ist Aufgabe der Remote-Manager, Ihre Mitarbeiter zu coachen, Prioritäten zu setzen und Tagesziele festzulegen.
9) Planen Sie persönliche Meetings
Digitale Zusammenarbeit ist das A und O für Remote-Teams, aber sind persönliche Treffen jemals notwendig? Ein Team mit einer starken Teamkultur und Transparenz kann über längere Zeiträume ohne persönliche Interaktion produktiv zusammenzuarbeiten. Ein persönliches Teamevent kann Ihr Team jedoch unglaublich motivieren und Ihre Mitarbeiter dazu anregen, auf eine gemeinsame Vision hinzuarbeiten. Solche persönlichen Meetings sollen speziell sein und wichtigen Themen vorbehalten sein. Nichts ist demoralisierender, als zu einem Meeting zu reisen, das nichts anderes bewirkt, als das, was ein Videoanruf erledigt hätte.
Fazit
In einem Remote-Team ist Autonomie aus mehreren Gründen entscheidend: Die Teammitglieder müssen engagiert bleiben, ohne dass ihnen jemand über die Schulter schaut oder ständiger Kontakt mit Führungskraft und Kollegen besteht. Jeder sollte die erforderlichen Kenntnisse haben, Entscheidungen zu treffen, wenn niemand online ist. Ihre Rolle und Aufgabe als Manager ist es, Ihr Team dazu in die Lage zu versetzen und bestmöglich zu arbeiten.
Eine gute Führungskraft eines remote Teams setzt Ziele, spricht über Erwartungen, klärt Rollen, kommuniziert klare Prioritäten, organisiert Ressourcen, um die Arbeit zu erledigen und verhindert Isolation. Insgesamt sollten Sie eine Teamkultur fördern, die Kommunikation und Problemlösung fördert und nicht Mikromanagement. Stärken Sie Ihre Mitarbeiter und nutzen Sie die Fähigkeiten jedes Teammitglieds voll aus. Sie sollten auch die kleinsten Leistungen erkennen und Feedback dazu geben. Dann werden sich Ihre Mitarbeiter wertgeschätzt und eingebunden fühlen.
Haben Sie noch andere Strategien, die Sie in Ihrem Remote-Team verwenden? Oder möchten Sie mehr erfahren? Dann kontaktieren Sie mich.