Erfolgreicher hybrider Arbeitsplatz und Team – 3 Tipps was Unternehmen beachten und jetzt tun sollten

In den letzten 12 Monaten der remote Arbeit Remote-Arbeit haben wir gelernt, online zusammenzuarbeiten, zu kommunizieren, Tools einzusetzen und wir wurden uns der Problematik von synchroner und asynchroner Zusammenarbeit bewusst.

Die meisten Unternehmen, mit denen ich zurzeit spreche, werden in Zukunft nach der Pandemie oder sobald es möglich ist in mehr oder weniger hybriden Team arbeiten. Alle zurück ins Büro ist nur bei den wenigstens der Fall.

Was ist besonders im hybriden Arbeitsumfeld zu beachten?

Beim Zusammenarbeiten in hybriden Teams kommt neben Flexibilität (Zeit) noch eine weitere Dimension dazu: Ort – von überall aus arbeiten bis hin zum Büro. Die Dimension „Zeit“ – asynchrones und synchrones Arbeiten – wird sich noch verschärfen und sich mehr und mehr nach dem Ort richten. Im Büro sind alle im Team automatisch synchron zusammen, während ihre entfernten Kollegen sich flexibel ihre eigene Arbeit einteilen. Das Risiko besteht dann darin, dass sich das Team in zwei Gruppen aufteilt, die nicht wirklich gut miteinander interagieren. Remote Kollegen werden schnell vergessen und außen vor gelassen. Das geschieht oft nicht bewusst.

Die Herausforderung bei der Gestaltung hybrider Arbeitsformen besteht nicht nur darin, die Vorteile zu optimieren. Alle im Team müssen auch die unterschiedlichen neuen Zielkonflikte erstehen. Flexibles Arbeiten von überall kann die Produktivität steigern, aber auch die Koordination untereinander verhindern, was die Zusammenarbeit behindert. Synchrones Arbeiten kann die Koordination verbessern, aber dies bringt durch ständige Kommunikation Unterbrechungen mit sich bringen, die die Konzentration stören oder schnell zur Überlastung führen können. Stichwort: Zoom Fatigue.

Was sollten Unternehmen jetzt tun?

1) Workflows und Aufgaben analysieren

Unternehmen müssen ihre Workflows überdenken Führungskräfte sollten jetzt alle Teamprozesse neu überdenken: Was kann asynchron erledigt werden? Ich glaube, wir brauchen immer noch synchrone Kommunikation für Teambildung, Vertrauen, Ideenaustausch, Co-Kreation. Wir können mehr auf asynchrones Arbeiten umstellen, als wir es bisher getan haben. Dies bedeutet mehr Fokus und Flexibilität.

Berücksichtigen dabei Sie immer die Präferenzen einzelner Mitarbeiter in Bezug auf den Arbeitskontext, wie gut das Homeoffice eingerichtet werden kann und auf die verschiedenen Rollen und Aufgaben, wo Mitarbeiter am produktivsten arbeiten können und wie der notwendige Austausch im Team gewährleistet werden kann.

Identifizieren Sie die wichtigsten Aufgaben und bestimmen Sie, was die Treiber für Produktivität und Leistung für jeden Einzelnen sind, wie hybride Arbeitsarrangements diese beeinflussen. Beziehen Sie die Mitarbeiter in den Prozess ein und nutzen Sie eine Kombination aus Umfragen, Personas und Interviews, um zu verstehen, was sie wirklich wollen und brauchen. Als Nächstes sollten Sie überlegen, wie diese Faktoren durch Änderungen der Arbeitsorganisation hin zum hybriden Team beeinflusst werden und wie eine neue hybride Arbeitsorganisation bestmöglich gestaltet werden kann.

2) Koordination untereinander durch passende Tools gewährleisten

Stellen Sie Tools für die Koordination untereinander bereit: Wer plant wann im Büro zu sein, wann kann synchron zusammengearbeitet werden, wer ist nicht im Büro und wann verfügbar, was wird komplett asynchron erledigt. So können Zeitpläne untereinander abgestimmt werden. Die Devise lautet: alles, was analog ist, muss digitalisiert werden und dem Team im Digital Workplace zur Verfügung stehen. Sonst entstehen Brüche zwischen analoger Zusammenarbeit im Büro und digitaler Zusammenarbeit auf Distanz.

3) Anzahl der Meetings überdenken

Um Überlastungen zu vermeiden, überdenken Sie auch, ob ein Meeting unbedingt erforderlich ist oder ob die Aufgabe besser asynchron erledigt werden kann.

Das Büro: vom Workplace zum Workspace

Das Büro wird von einem „Workplace“ zu einem kreativen „Workspace“, wo Interaktion und sozialer Austausch geschieht. Es bietet eine gute Infrastruktur für synchrone, kreative Zusammenarbeit oder konzentrierten Arbeiten, wenn dies woanders nicht möglich ist.

Fazit

Hybride Arbeitsarrangements sind mit Blick auf individuelle menschliche Belange und Präferenzen der Mitarbeiter zu gestalten. Diese sind mit den Unternehmensprozessen und deren Anforderungen zu harmonisieren. Wenn sie im Unternehmen eingeführt werden, muss dies fair für alle möglich gemacht und die verschiedenen Präferenzen berücksichtigt werden.

Hybrides Arbeiten ist neu: wenn etwas nicht gelingt, tendieren wir eher dazu, zurück ins alte Mindset zu gehen. Das macht ein Unternehmen in Zukunft nicht wettbewerbsfähig. Besser ist es, alle Beteiligten einzubeziehen und eine Kultur der ständigen Verbesserung an hybriden Workflows und Zusammenarbeit zu etablieren.