Was ist eine gesunde hybride und Arbeitsorganisation?
Vor einiger Zeit einen LinkedIn Post veröffentlicht, indem ich meine Erkenntnisse aus diversen Workshops und Trainings in Unternehmen zur hybriden Zusammenarbeit und Digital Collaboration schilderte und zusammengefasst habe. Daraufhin habe ich so viele Nachrichten auf LinkedIn erhalten mit der Reaktion, dass sie das erste Mal den Begriff „gesunde“ Arbeitsorganisation in diesem Kontext gehört haben. Es kam oft die Frage auf, was dies genauso ist und was es braucht, um eine „gesunde“ hybride Arbeitsorganisation zu implementieren. Daraus ist auch ein IOM Talk mit Björn Nagelmann entstanden.
Viele denken nur über den Arbeitsort, aber nicht über die Zeit und bestmögliche Organisation hinsichtlich synchrone und asynchrone Zusammenarbeit nach.
Gartner schätzt, dass rund 70 % der Führungskräfte-Mitarbeiter-Beziehung remote sein wird. Mitarbeiter, Führungskräfte oder auch das gesamte Team wird nicht zur selben Zeit oder am selben Ort an denselben Aufgaben arbeiten. In dem neuen Arbeitssetting spielen Zeit und Ort eine große und neue Rolle. Führungskräfte haben weniger Einblick in die Arbeitsrealität der einzelnen Mitarbeiter und des gesamten Teams. Das bedeutet, das Messen von Performance auf Basis von Output/Arbeitsergebnisse wird wichtiger als die anwesende Zeit. Es ist ohnehin eine Fehleinschätzung, dass acht Stunden Anwesenheit gleichzusetzen ist mit acht Stunden Produktivität.
Die Mehrheit der Führungskräfte geht davon aus, dass virtuelle Meetings vollkommen ausreichen, sich miteinander auszutauschen und kreativ tätig zu werden. Und es besteht ein Irrglaube, dass je mehr Meetings eingesetzt werden, desto besser arbeitet das Team zusammen und kann kreativ werden. In der Realität fühlen wir uns durch den Tag gehetzt, rennen von einem Meeting zum nächsten und sind gestresst. Die „online“ Zeit steigt dramatisch an, es gibt kaum mehr offline Pausen.
Synchrones Arbeiten ist notwendig, um Austausch und Vertrauen im Team zu fördern. Das allgemeine Feedback zeigt aber, dass Online-Meetings und ständige synchrone Zusammenarbeit und somit ständige online Erreichbarkeit zu Ermüdungserscheinungen bis hin zu vollkommenen Erschöpfung mi hohem Burn-out-Risiko führt. Studien haben gezeigt, dass das online arbeiten und das Nutzen von Tools das menschliche Gehirn anders beansprucht. Viele Führungskräfte setzen viel zu oft und viel zu häufig nur synchrone Arbeitsweisen ein oder verlassen sich noch grundsätzlich auf Anwesenheit und denken über Mittel und Wege einer online Mitarbeiterüberwachung nach.
Aus meiner Sicht hat eine „gesunde“ hybride oder allgemein digitale Teamorganisation die folgenden Elemente. Dabei gilt es vor allem Überlastung vorzubeugen, Frustration zu vermeiden und die Performance hochzuhalten:
✅ Habe eine gute Balance zwischen asynchroner und synchroner Zusammenarbeit auf Basis der Anforderungen der Prozesse und Teampräferenzen: was muss unbedingt synchron in Echtzeit zusammen erfolgen und was kann jeder nach seinem eigenen Zeitplan und Fokuszeit erledigen. Hier gibt es keine „One-Size-fits-all“ Lösung.
✅ Sorge für hohe Transparenz in hybriden Teams: wer, was, wann, wo
✅ Erstelle gemeinsam mit dem Team Guidelines für hybrides Arbeiten, um Erwartungen und individuelle Präferenzen zu klären und einen gemeinsamen Kontext zu setzen
✅ Überdenke die Meeting-Kultur: wann sind „synchrone“ Meetings nötig und was kann synchron davor und danach erfolgen, wie können durch Meetinggestaltung und Tooleinsatz Überlastung und Ermüdungserscheinungen in Meetings vorgebeugt werden
✅ Verständnis zur Verwendung von Tools und deren richtiger Einsatz
✅ Zugang zu allen notwendigen Informationen, Dokumente
✅ Transparenz über Aufgaben, Rollen
✅ Habe eine gute effiziente Kommunikation: Kommunikation auf Distanz und hybrid ist anders zu gestalten als im physischen Raum
Fazit
Konzepte und Überzeugungen hinsichtlich Zusammenarbeit und Kommunikation sind anzupassen. Um in der digitalen Arbeitswelt – sei sie mehr oder weniger hybrid – Produktivität zu fördern und dabei Überlastung zu vermeiden, müssen wir wegkommen vom Standard einer linearen synchronen Zeitplanung aus der alten analogen Welt hin zu einem neuen Standard einer gesunden asynchronen Flexibilität.
Führungskräfte müssen sich ihrer neuen Rolle bewusst werden und diese neue Arbeitswelt mitgestalten. Mitarbeiter haben unterschiedliche Erwartungen an das flexible Arbeiten, und Führungskräfte sollten diese kennen und berücksichtigen.
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Spezial: IOM Talk „Herausforderungen einer gesunden hybriden Arbeitsorganisation“
Im IOM Talk haben Bjoern Negelmann und ich darüber gesprochen, was Führungskräfte unternehmen können, um eine „gesunde“ hybride Arbeitsorganisation zu implementieren und nachhaltig umzusetzen.
- Was sind Faktoren einer „gesunden“ Arbeitsorganisation?
- Welche Risiken beim hybriden Zusammenarbeiten gibt es, die zur Überlastung der Mitarbeiter führen können?
- Was kann man tun, um dies zu vermeiden?
40 Minuten vollgepackt mit Tipps zur praktischen Umsetzung.
Unser IOM Talk gibt es auch als Podcast:
Spotify:
https://open.spotify.com/episode/4ecOOiHIL1ixrgKNeB3ifZ
Apple Podcast:
https://podcasts.apple.com/de/podcast/was-ist-eine-gesunde-hybride-arbeitsorganisation/id1465577110?i=1000541681255
Ich wünsche viel Spaß beim Anhören und viele neue Erkenntnisse.