Ein praktischer Blick hinter die Kulissen eines Review-Workshops mit dem Team, um die Zusammenarbeit auf Distanz zu verbessern

In diesem „hands on“ Beitrag möchte einen praktischen Blick hinter die Workshop-Kulissen geben. Ich freue mich, wenn ich Dich mit diesem bewährten Online-Workshop-Konzept, das ich bei vielen Kunden eingesetzt habe, dazu inspirieren kann, mit dem eigenen Team die Arbeitsorganisation und Zusammenarbeit auf Distanz zu reflektieren, zu analysieren und Aktionen zur Verbesserung auszuarbeiten.

Vielleicht eine Idee für ein Team-Kick-off oder Retrospektive?

 

Was ist der Hintergrund?

Meiner Erfahrung nach ist das Thema effiziente Nutzung von Tools nach wie vor in vielen Unternehmen eine Herausforderung. Erst gestern hat das manager magazin einen Artikel mit dem Titel „Technik, die nervt!“ veröffentlicht. Dort wird unter anderem aufgeführt, dass die Technik, die die Arbeit erleichtern soll, oft als zusätzlicher Störfaktor gesehen wird. Viele Mitarbeitende kommen mit den neuen Tools nicht gut zurecht. Rund 47 % der Mitarbeitenden sagen, es fehle an ausreichendem Training und Unterstützung für die richtige Nutzung der Tools. Befragt wurden dabei in einer Umfrage des Deutschen Gewerkschaftsbunds (DGB) rund 6400 zufällig ausgewählte Mitarbeitende aller Branchen. Die Ergebnisse wurden am 30.11.2021 veröffentlicht.

Ja, Tools sind wichtig und eine Grundvoraussetzung für eine reibungslose Zusammenarbeit auf Distanz. Meinung nach liegt der Fokus hier immer noch zu sehr auf den Tools, wenn man von effektiver und effizienter remote oder hybrider Zusammenarbeit spricht. Tools alleine macht jedoch kein Team effizient.

Es geht vielmehr darum, einen neuen Arbeitskontext für die virtuelle/hybride Zusammenarbeit zu schaffen. Tools sind dabei ein wichtiger Bestandteil. Bei anderen wichtigen Gestaltungskriterien für ein effizientes digitales Team wird immer noch sehr viel improvisiert, da ein konkreter Plan zu Umsetzung fehlt. Ich habe es oft selbst erlebt, dass vergeblich versucht wird, Vorgehensweisen und Methoden zur Führung und Zusammenarbeit aus der gewohnten Office-Welt in die digitale Arbeitswelt 1:1 zu übertragen.

Ein Workshop zur Reflektion und Analyse der wichtigsten Themenbereiche hilft ungemein, Problemfelder und Hindernisse zu erkennen und nächste Schritte zur Verbesserung der hybriden/remote Zusammenarbeit festzuhalten – weg von der Improvisation hin zum aktiven Gestalten. Dazu benutze ich im Online-Workshop ein eigen gestaltendes Online Whiteboard „Virtual Team Work & Hybrid Team Planer“, mit dem ich die Teilnehmer strukturiert durch die einzelnen Themenfelder leite.

 

Check-in

Bevor wir in Media-Res gehen, mache ich immer einen Check-in. Meiner Erfahrung nach sprechen beteiligen sich die Teilnehmer mehr, wenn Sie einmal im Meeting oder Workshop gesprochen haben. Der Ice Breaker dient deswegen nicht nur zur informellen Kommunikation, sondern auch zur Erhöhung des Engagements im weiteren Workshopverlauf. Auf diesem Board nehmen die Teilnehmer virtuell in der Mitte Platz.

 

1. Klarheit über Prozesse und Aufgaben schaffen

Zuerst gilt es, Klarheit über die Prozesse und Aufgaben im Team zu schaffen. Denn oftmals fehlt hier ein einheitliches Verständnis, das jedoch unabdingbar ist, um die Zusammenarbeit zu verbessern und im nächsten Schritt Problemfelder zu erkennen und diesen entgegensteuern zu können.

Daher lasse ich alle Prozesse und Aufgaben im Brainstorming/Brainwriting auflisten. Jeder Teilnehmer darf digitale Post-its hinzufügen. Anschließend kann priorisiert werden, ob ein bestimmtes Aufgabengebiet bzw. Prozess oder Projekt für die folgende Reflektion priorisiert wird.

 

2. Persönliche Ziele & Präferenzen

 

3. Rollen und Verantwortlichkeiten

Wenn Rollen und Verantwortlichkeiten im Team unklar sind, führt dies zu schlechter Performance, unerledigten Aufgaben und Frust. Anforderungen und Rahmenbedingungen ändern sich schnell, was zu wechselnden Zuständigkeiten und Abläufen führt. Häufig werden Rollen und die damit verbundene Verantwortung vorausgesetzt und daher selten bewusst auf ihre aktuelle Stimmigkeit geprüft.

Erstaunlich oft geben Teams an, dass es an Transparenz mangelt. Im Büro vor Ort kann hier sehr viel kaschiert werden. Zusammenarbeit auf Distanz erfordert eine höhere Selbstorganisation jeden Einzelnen, was Orientierung durch klar definierte Rollen und Zuständigkeiten voraussetzt.

• Welche Aufgaben sind zu erledigen?
• Welche Rollen sind beteiligt und wer hat die Rollen inne?
• Wer ist wofür verantwortlich?
• Wer entscheidet?
• Wer ist noch beteiligt oder sollte beteiligt werden?
• Wer kann hilfreiche Informationen zur Erledigung der Aufgaben beisteuern?
• Wer muss über Ergebnisse informiert werden?

Im Workshop verwende ich das RACI-Modell, das hervorragend geeignet ist, um Rollen und Zuständigkeiten unmissverständlich zu klären und Konflikte, die dadurch entstehen können, zu vermeiden.

 

4. Arbeitsorganisation und Teambonding

Bereits im letzten Blogbeitrag bin ich auf das Thema „Gesunde hybride/remote Arbeitsorganisation“ eingegangen und habe dort beschrieben, warum schnell Überlastung sowie Burn-out bei der Zusammenarbeit entstehen und was Faktoren einer gesunden virtuellen Arbeitsorganisation sind. Grundsätzlich geht es darum, eine gute Balance zu haben zwischen asynchroner Kommunikation und Zusammenarbeit nach eigenem Zeitplan und synchroner Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit mit dem Team. Dazu bedarf es, zum einen die Meetingkultur zu hinterfragen. Zum anderen alle Aufgaben und Aktivitäten zu analysieren und zu identifizieren, welche davon auf jeden Fall synchron stattfinden müssen oder asynchron erfolgen können.

• Welche Meetings benötigen wir wann?
• Was können wir asynchron und was synchron erarbeiten?
• Warum, wie und welche Tools benutzen wir?

Häufig finden zu viele Meetings und zu viele Aktivitäten synchron statt, da wir diese Form der Zusammenarbeit aus unserer Bürowelt gewohnt sind und noch nicht gelernt haben, diese Arbeitsweise an die flexiblere digitale Welt anzupassen.

Zur Arbeitsorganisation gehört es meiner Meinung auch, zu reflektieren, wie der Zusammenhalt im Team auf Distanz und der Kontakt aufrechterhalten wird. Dazu gebe ich im Workshop einen Impulsvortrag mit möglichen Maßnahmen. Anschließend halten die Workshopteilnehmer ihre Ideen für informelle „Check-ins“ auf dem Whiteboard fest.

In einer hybriden oder dezentralen Arbeitsumgebung können die Mitarbeiter keine spontanen Gespräche führen, was für sie ein Nachteil ist. Es gibt jedoch zahlreiche synchrone und asynchrone Kommunikationstools, die helfen, die Lücken zu schließen, die entstehen können, wenn einige Mitarbeiter nicht physisch anwesend sind. Dies kann in der nächsten Kategorie „Tools und Kommunikation“.

 

5. Tools und Kommunikation

Dieser Teil dient dem Review der vorhandenen Toolbox und Art und Weise der Kommunikation. Zuerst tragen die Teilnehmer die Herausforderungen in ihrem Team in den verschiedenen Szenarien der Zusammenarbeit und Kommunikation zusammen:

• Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten und Teilen von Dokumenten
• Real-Time synchrone Kommunikation (Gestaltung von Meetings)
• Asynchrone Kommunikation (Informations- und Wissensaustausch)
• Taskmanagement und Transparenz über Aufgaben schaffen
• Problemlösung, innovatives und kreatives Zusammenarbeiten auf Distanz

Daraufhin sammelt das Team gemeinsam Ideen und Vorschläge für Lösungen und erarbeitet eine verbesserte Tool-Box und Vorgehensweisen.

Gerade im hybriden Team müssen alle auf die Kommunikation achten und sicherstellen, dass das gesamte Team – remote und im Büro – bei allen Aktivitäten einbezogen werden.

 

6. Zusammenfassung in Teamguidelines

 

Zum Schluss werden alle Ergebnisse in einem Team Agreement zusammengeführt und weiter ausgearbeitet. Hier wird gemeinsam mit den Workshopteilnehmern festgehalten, wie auf Distanz zusammengearbeitet wird:

• welche Tools genutzt werden
• welche Meetings fest stattfinden
• wie Transparenz über Rollen geschaffen wird
• was man bei plötzlich auftretenden Problemen tun kann
• wie der Informationsaustausch stattfindet
• welche Kommunikationswege wie und wann genutzt werden
• wie das Team den Zusammenhalt stärkt
• wie Arbeitsergebnisse dokumentiert und geteilt werden

Wenn ein solches Team Agreement vom gesamten Team verabschiedet wird, besteht ein hohes Commitment und grundlegende Fragen sind im Vorfeld geklärt.

 

Ich hoffe, ich konnte einen Einblick in einen Review-Workshop geben und aufzeigen, dass es mehr um Tools geht. Du möchtest einen Review-Workshop in Deinem Team durchführen und benötigst Unterstützung? Kontaktiere mich und schreibe mir eine Nachricht, ich helfe gerne weiter.